REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Pracownik administracji samorządowej, z wykształcenia administratywista. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Specjalizuje się w prawie pracy, które stało się jej pasją. Stale podnosi swoje kwalifikacje. Na co dzień zajmuje się m.in. rozliczaniem delegacji służbowych.
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podział akt osobowych pracownika

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt. 9a Kodeksu Pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników przez cały okres trwania stosunku pracy oraz niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników.

REKLAMA

Szczegółowo przedmiotowa problematyka została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 3 części i obejmujące:

cześć A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in.

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego).

Na podstawie przepisów szczególnych pracodawca może  być zobowiązanych do gromadzenia innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności za przestępstwo umyślne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W części tej mogą znaleźć się również dodatkowe dokumenty, które pracownik złoży
z własnej inicjatywy, np. dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, referencje, kursy, szkolenia.

cześć B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:

  • umowę o pracę (jeśli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków),
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
    z informacją o obowiązujących pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych
    w art. 1891 Kodeksu pracy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów związanych
    z rodzicielstwem,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji (jeżeli strony zawarły taką umowę),
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Zobacz: ZUS

część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, m.in.:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

REKLAMA

Wymienione powyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej  dla każdego pracownika teczce. Należy układać je w każdej części (A, B, C) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić wykaz dokumentów znajdujący się w każdej
 z nich.

Zdarza się, że pracodawcy zakładają cześć D akt osobowych, w której gromadzą inne dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (np. pit-11). Przepisy prawa pracy w sposób jednoznaczny nie zabraniają takiej praktyki, zwłaszcza, że przepis art. 94 Kodeksu Pracy posługuje się sformułowaniem „w szczególności”. Mamy wiec do czynienia z katalogiem otwartym.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów może żądać wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Ponad to pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej:

  • podejrzeń o chorobach zawodowych,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
  • świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika również:

  • Kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy
    w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
    w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  • Imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Dokument ten powinien wskazywać, jakie świadczenia zostały pracownikowi naliczone, w jakiej wysokości i z jakiego tytułu. Pracodawca powinien posiadać potwierdzenie wypłaty świadczeń w postaci przelewów lub pisemnego potwierdzenia.
  • Kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Jest to ważny dokument, który potwierdza spełnienie przez pracodawcę podstawowego obowiązku jakim jest odpowiednie wyposażenie pracownika do wykonywania pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić uwagę na szereg dokumentów realizowanych w ramach dbałości o bezpieczeństwo oraz higienę pracy:

  • programy szkoleń z BHP,
  • karty szkoleń wstępnych w zakresie instruktażu stanowiskowego i ogólnego,
  • ocena ryzyka zawodowego (powinna obejmować wszystkie stanowiska, rodzaje zagrożeń oraz metody ich zapobiegania),
  • procedura zapobiegania zjawiskom mobbingowym i dyskryminacyjnym,
  • ocena warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (np. regulacje zawarte w regulaminie pracy na temat dofinansowania szkieł korekcyjnych).

Okres przechowywania dokumentacji

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Planowe zmiany od 1 stycznia 2018 r. zakładają okres 10 lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dodatek za wieloletnią pracę: Jak obliczać staż pracowniczy?

    Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku - w przypadku zatrudnienia w ramach dwóch równoległych stosunków pracy, staż pracowniczy niezbędny do ustalenia dodatku za wieloletnią pracę należy ustalać dla każdego stosunku pracy osobno.

    Od 25 marca wnioski dla gospodyń o 8000 zł, 9000 zł i 10 000 zł

    Od dziś można składać wnioski o dofinansowanie dla kół gospodyń wiejskich. Można otrzymać od 8000 zł do 10 000 zł. 

    Wymagania do wykonywania niektórych zawodów medycznych od 26 marca 2024 roku. Pytania i odpowiedzi

    Z dniem 26 marca 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy o niektórych zawodach medycznych, która ureguluje i usystematyzuje wykonywanie aż 15 zawodów medycznych, które wcześniej nie podlegały regulacji ustawowej. Jest to duża zmiana, do której przedstawiciele zawodów medycznych objętych ustawą, powinni się odpowiednio przygotować. Poniżej wymagania do wykonywania niektórych zawodów medycznych – w pytaniach i odpowiedziach.

    Wpis do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego - co trzeba wiedzieć?

    Od 26 marca 2024 roku funkcjonować będzie Centralny Rejestr Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego. Wpis do tego rejestru będzie obowiązkowy dla zawodów medycznych wymienionych w ustawie o niektórych zawodach medycznych, chociaż jeszcze przez rok będą mogli wykonywać zawód bez tego wpisu, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymagań. 

    REKLAMA

    Prawa i obowiązki osób uprawnionych do wykonywania zawodów medycznych

    Od 26 marca 2024 roku osoby wykonujące zawody medyczne, objęte ustawą o niektórych zawodach medycznych, nabędą nowe uprawnienia, ale i obowiązki. Niedopełnienie obowiązków może grozić ponoszeniem odpowiedzialności zawodowej.

    Trzynastki w budżetówce 2024 - kiedy są wypłacane?

    Trzynastki w budżetówce - w 2024 roku termin wypłaty wypada w niedzielę. Kiedy pracownicy powinni otrzymać dodatkowe wynagrodzenie roczne? Spóźnienie z wypłaceniem trzynastki uprawnia do odsetek od pracodawcy.

    Zmiany: stawki wynagrodzeń w urzędach. Podwyżki od 1 stycznia 2024 r. [Nowe tabele zaszeregowania]

    Zmiany w rozporządzeniu w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Od 1 kwietnia 2024 r. 128 799 zł jednorazowego odszkodowania i 1431 zł za procent uszczerbku na zdrowiu [wypadki przy pracy]

    Monitor Polski: obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości kwot jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, które będą obowiązywały od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.

    REKLAMA

    Od 1 marca świadczenie wyniesie 336,36 zł. Ważniejsze, ze Senat chce objąć nim samorządowców sprzed 1990 r.

    Skrócenie do 7 lat okresu pełnienia funkcji sołtysa uprawniającego do otrzymania świadczenia i przyznanie świadczeń dla sołtysów pełniących funkcję przed 1990

    Każda pensja w budżetówce ma być wyższa o 20% (i więcej) od pensji minimalnej dla "wszystkich". Na dziś 5090 zł. Tego chcą związkowcy

    Pensja minimalna w budżetówce ma być wyższa o 20% od pensji minimalnej dla "wszystkich". Tego chcą związkowcy ze "Związkowa Alternatywa".

    REKLAMA