Podróże służbowe w nowej klasyfikacji budżetowej

• Wydatki poniesione w ramach podróży służbowej
• Podróże służbowe krajowe - § 640
• Podróże służbowe zagraniczne - § 641
• Klasyfikacja budżetowa ubezpieczenia pracownika w trakcie podróży zagranicznej

Wydatki poniesione w ramach podróży służbowej

Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: stare rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej) wskazuje dwa paragrafy właściwe do ujmowania wydatków ponoszonych w ramach podróży służbowych:

• § 441 „Podróże służbowe krajowe”,
• § 442 „Podróże służbowe zagraniczne”.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji budżetowej (tj. rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 20 kwietnia 2026 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych) paragrafy właściwe do ujmowania wydatków ponoszonych w ramach podróży służbowych:

• § 640 „Podróże służbowe krajowe”,
• § 641 „Podróże służbowe zagraniczne”.

Podróże służbowe krajowe - § 640

Zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 2 do nowego rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników w zakresie określonym w przepisach dotyczących podróży służbowych - ponoszone przez pracodawcę i pracownika.

Paragraf ten ma również zastosowanie do innych wydatków zaliczonych na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np. zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.

Podróże służbowe zagraniczne - § 641

Zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 2 do nowego rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników w zakresie określonym w przepisach dotyczących podróży służbowych - ponoszone przez pracodawcę i pracownika oraz na podróże służbowe zagraniczne posłów i senatorów.

Zasady klasyfikacji w zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników nie uległy zmianie w stosunku do starego rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej. Jedyna zmiana w stosunku do wcześniej obowiązujących objaśnień zaszła w zakresie § 641 czyli podróży służbowych zagranicznych i dotyczy objęcia tym paragrafem wydatków na podróże służbowe zagraniczne posłów i senatorów.

Klasyfikacja budżetowa ubezpieczenia pracownika w trakcie podróży zagranicznej

Bardzo często pojawiającym się pytaniem w zakresie prawidłowej klasyfikacji wydatków na podróże służbowe naszych pracowników jest kwestia ubezpieczenia pracownika podczas jego podróży służbowej zagranicznej. Czy w takiej sytuacji prawidłowy będzie paragraf 678 Usługi osobowe i majątkowe” czy 641 „Podróże służbowe zagraniczne”?

W sytuacji gdy przedmiotowe ubezpieczenie jest dokonywane w konkretnym celu, dotyczy tego konkretnego wyjazdu i tego konkretnego pracownika należy taki wydatek traktować jako bezpośrednio związany z wyjazdem służbowym i ująć go w paragrafie 641 „Podróże służbowe zagraniczne”.

Klasyfikacja budżetowa 2027. Nowe rozporządzenie z komentarzem eksperta