W warsztacie samochodowym wymieniono wyeksploatowany akumulator w samochodzie jednostki. Jednostka otrzymała z warsztatu fakturę, w której jako opis przedmiotu zamówienia wpisano wymianę akumulatora. Czy wydatek wynikający z uregulowania otrzymanej faktury należy zakwalifikować jako usługę, czy jako zakup materiału?
Klasyfikując wydatki do danej podziałki klasyfikacyjnej (paragrafu), jednostka powinna brać przede wszystkim pod uwagę to, co jest przedmiotem zamówienia, tj. czy przedmiot zamówienia obejmuje zakup części, czy wykonanie usługi. Oznacza to, że klasyfikacja przyszłego wydatku w tym zakresie powinna być rozstrzygnięta na etapie zaciągania zobowiązania, a nie na etapie realizacji wydatku. Do takiego działania zobowiązują jednostkę poniżej wymienione przepisy:
1) art. 212 oraz art. 236 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi w planach jednostek samorządu terytorialnego określa się planowane wydatki z wyodrębnieniem na wydatki bieżące i majątkowe, w tym obejmujące m.in. wydatki jednostek budżetowych,
2) rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, z którego wynika, że projekty planów finansowych, jak i plany finansowe tych jednostek powinny pozostawać w zgodności z kwotami wynikającymi z uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego w szczegółowości do paragrafu określającego rodzaj wydatku,
3) art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym realizacja wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Inny sposób postępowania w tym zakresie, jak również udzielanie już na etapie realizacji planów finansowych zamówień opisanych w sposób ogólnikowy, tj. bez podania jasno i dokładnie zakresu przedmiotu zamówienia, powoduje w późniejszym okresie wiele problemów, w tym m.in. dla służb finansowo-księgowych w zakresie przypisania przyszłego wydatku do właściwej klasyfikacji budżetowej. To z kolei może skutkować przekroczeniem środków zabezpieczonych w planie finansowym jednostki. W tym miejscu należy również wskazać, że takie sytuacje nie powinny występować w bieżącej pracy, gdyż główny księgowy jednostki przed udzieleniem przez kierownika jednostki zamówienia, stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy o finansach publicznych, powinien dokonać wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.
Aby ustalić właściwą klasyfikację dla wydatku opisanego w niniejszym przypadku, należy w pierwszej kolejności ustalić, co było przedmiotem udzielonego zamówienia i jaka była udzielona w tym zakresie kontrasygnata przez głównego księgowego jednostki.
Co do zasady należy wskazać, że w przypadku gdy przedmiotem zamówienia była wymiana akumulatora (koszt tej usługi obejmował wymianę plus koszt akumulatora), to wydatek z tego tytułu w mojej ocenie powinien być zaklasyfikowany do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. Natomiast gdyby przedmiotem zamówienia był sam zakup akumulatora, to właściwym paragrafem w tym przypadku byłby par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. W związku z tym ustalenie właściwego paragrafu jest uzależnione od dokumentacji znajdującej się w posiadaniu jednostki. ⒸⓅ
Elżbieta Gaździk, główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1542).