Do 30 września 2025 r. pracodawcy mają czas na przekazanie pozostałej części odpisu podstawowego oraz ewentualne odpisy zwiększające na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS? Jak nalicza się odpisy podstawowe?
- Kto ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?
- ZFŚS: Odpisy podstawowe – jak są naliczane?
- ZFŚS: Do 30 września 2025 r. pracodawcy muszą przekazać II ratę odpisu na ZFŚS. Co warto wiedzieć?
W 2025 roku podstawą do wyliczenia odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za drugie półrocze 2024 roku. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS, opublikowanym w „Monitorze Polskim” (poz. 201), kwota ta wyniosła 7262,39 zł. To właśnie na jej podstawie pracodawcy naliczą wysokość obowiązkowych odpisów na fundusz socjalny.
Kto ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?
Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mają pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
W przypadku firm, które zatrudniają od 20 do 49 pracowników (również w przeliczeniu na pełne etaty), utworzenie ZFŚS nie jest obowiązkowe, chyba że z wnioskiem o jego powołanie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Warto przy tym zaznaczyć, że u takich pracodawców układ zbiorowy pracy może swobodnie regulować zarówno wysokość odpisu na fundusz, jak i postanowić o całkowitym jego niepowoływaniu.
Natomiast pracodawcy działający w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych mają ustawowy obowiązek tworzenia ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.2024.288 t.j.)
Art. 3. [Obowiązek tworzenia ZFŚS]
1. Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
1a. (uchylony).
1b. (uchylony).
1c. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
2. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
3. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6.
3a. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
3b. U pracodawców, o których mowa w ust. 3, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania; art. 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
4. Wysokość świadczenia urlopowego, o którym mowa w ust. 3, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.
6. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.
7. (uchylony).
Polecamy: ZFŚS 2025. Komentarz
ZFŚS: Odpisy podstawowe – jak są naliczane?
Fundusz tworzy się z tzw. odpisu podstawowego, naliczanego corocznie w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis ten wynosi:
- dla pracowników zatrudnionych w zwykłych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia – 2723,40 zł,
- dla pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia - 3631,20 zł,
- dla pracowników młodocianych:
- 5 proc. w pierwszym roku nauki (363,12 zł),
- 6 proc. w drugim roku (435,74 zł),
- 7 proc. w trzecim roku (508,37 zł).
Podstawą do naliczania odpisów jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z roku poprzedniego lub z jego drugiego półrocza – w zależności od tego, która wartość jest wyższa. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł.
ZFŚS: Do 30 września 2025 r. pracodawcy muszą przekazać II ratę odpisu na ZFŚS. Co warto wiedzieć?
Zgodnie z ustawą o ZFŚS odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy. Równowartość naliczonych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy Funduszu:
- do 31 maja – co najmniej 75 proc. kwoty należnej zgodnie z art. 5 ust. 1–3,
- do 30 września – pełną kwotę wszystkich odpisów i zwiększeń.
Obowiązki te nie dotyczą pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy.