Błąd księgowego może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych, a nie każda polisa OC faktycznie chroni przedsiębiorcę. Obowiązkowe ubezpieczenie często nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych czy rozliczeniach ZUS. Kiedy zatem – oraz w jakim zakresie – księgowy odpowiada za swoje działania? Co musi zawierać dobra polisa, by realnie chroniła biznes klienta?
- Podstawowy zakres ochrony – tylko część ryzyka
- Ochrona rozszerzona – kiedy warto sięgnąć po więcej?
- O co warto zapytać w kontekście polisy OC księgowego?
W polskim systemie prawnym księgowy nie tylko wykonuje czynności techniczne związane z księgami rachunkowymi – jego działania mają wpływ na bezpieczeństwo podatkowe i finansowe całego przedsiębiorstwa. Odpowiedzialność księgowego może mieć charakter cywilny, zawodowy, administracyjny, a w określonych przypadkach – także karno-skarbowy. Co więcej, zakres tej odpowiedzialności – a także to, w jakim zakresie chroni ona klienta – jest ściśle związany z zakresem posiadanej polisy OC. I tu pojawia się problem.
Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r., każdy podmiot prowadzący usługowo księgi rachunkowe ma obowiązek zawrzeć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Wymóg ten dotyczy jednak wyłącznie pełnej księgowości – oznacza to, że osoby rozliczające np. tylko podatki, ryczałt czy kadry i ZUS, nie podlegają obowiązkowemu OC.
Minimalna suma gwarancyjna polisy wynosi równowartość 10 000 euro (wartość w walucie PLN przeliczana jest według kursu NBP na dzień zawarcia ubezpieczenia). Choć może się to wydawać dużo, w praktyce – przy dużych błędach podatkowych lub zaległościach – suma ta szybko przestaje wystarczać.
Podstawowy zakres ochrony – tylko część ryzyka
Warto mieć świadomość, że podstawowa – obowiązkowa polisa OC, obejmuje jedynie błędy związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Przykładowo: błędne zaksięgowanie dokumentu, nieterminowe ujęcie zdarzenia gospodarczego, brak zapisów w księgach – to sytuacje objęte ochroną. Klient może wówczas domagać się naprawienia szkody z polisy OC biura rachunkowego. Jednakże problem zaczyna się wtedy, gdy dochodzi do błędów w innych obszarach, takich jak:
- sporządzanie deklaracji podatkowych (PIT, CIT, VAT),
- błędne rozliczenia z ZUS,
- obsługa kadr i płac,
- niezłożenie wymaganych dokumentów lub złożenie ich po terminie.
W takich przypadkach podstawowa polisa nie obejmuje odpowiedzialności, a klient może pozostać bez realnej ochrony.
Ochrona rozszerzona – kiedy warto sięgnąć po więcej?
Pełna ochrona z OC biura rachunkowego jest możliwa dopiero wówczas, gdy biuro wykupi rozszerzoną polisę OC. Na rynku dostępnych jest kilka typów rozszerzeń, które realnie zwiększają zakres odpowiedzialności i zabezpieczenia przedsiębiorcy (tj. klienta biura). Wśród nich najważniejsze to:
- sekcja II – odpowiedzialność podatkowa – obejmuje błędy w deklaracjach PIT, VAT, CIT, błędne wyliczenia podatku, nieuznane ulgi lub nieprawidłowe rozliczenie transakcji zagranicznych;
- sekcja III – kadry, płace, ZUS – dotyczy nieprawidłowego naliczenia wynagrodzenia, składek ubezpieczeniowych, świadczeń pracowniczych czy błędów w dokumentacji kadrowej;
- sekcja IV – odpowiedzialność karno-skarbowa – zapewnia ochronę w przypadku postępowań i kar wobec osób fizycznych (np. właściciela biura), w tym pokrycie kosztów obsługi prawnej;
- sekcja V – ochrona danych osobowych i cyberbezpieczeństwo – chroni przed skutkami naruszenia RODO, zgubieniem dokumentacji, włamaniami i atakami hakerskimi.
Dodatkowo polisy można rozszerzyć o ochronę w zakresie usług świadczonych zagranicą lub w walutach obcych. W niektórych przypadkach dostępne są też klauzule pokrywające koszty opinii rzeczoznawców, audytów czy odszkodowań wypłacanych z tytułu nieprawidłowego doradztwa.
O co warto zapytać w kontekście polisy OC księgowego?
Wielu przedsiębiorców zakłada, że księgowy posiadający zawodowe ubezpieczenie OC zapewnia swoim klientom pełną ochronę. Jest to mylne założenie. Ochrona klienta wynika nie z samego faktu posiadania OC, ale z jego zakresu. Dlatego warto zapytać swojego księgowego o następujące kwestie:
- czy biuro rachunkowe posiada obowiązkową polisę OC?;
- czy polisa obejmuje także błędy w rozliczeniach podatkowych i kadrowych?;
- jaka jest suma gwarancyjna ubezpieczenia?;
- czy polisa obejmuje odpowiedzialność karno-skarbową?;
- czy obowiązuje także zagranicą?
Brak rozszerzeń w polisie ubezpieczeniowej może skutkować tym, że w razie błędu urząd skarbowy czy ZUS sięgnie bezpośrednio do kieszeni przedsiębiorcy, nawet jeśli winę za błędy ponosi biuro rachunkowe.