W przypadku stwierdzenia braku podpisu głównego księgowego na dokumencie trzeba ustalić, czy jest to brak zawiniony, czy też nie, i przez kogo.
Brak podpisu głównego księgowego - przykład
W jednej z jednostek audytor zakwestionował prawidłowość działania głównego księgowego. Zarzucił mu, że nie dokonał wstępnej kontroli operacji gospodarczej i w związku z tym doszło do przekroczenia planu wydatków. Podstawą zarzutu był jedynie brak podpisu głównego księgowego na dokumencie potwierdzającym operację. W praktyce to nie wystarczy, aby głównego księgowego obciążyć winą za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z art. 18b pkt 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych.
Przyczyny niezależne od głównego księgowego
Brak podpisu głównego księgowego na dowodzie księgowym nie przesądza jeszcze o zawinionym przez niego naruszeniu przepisów. Aby można było przypisać mu odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za niewykonanie kontroli wstępnej operacji gospodarczej, wskutek czego doszło do przekroczenia planu wydatków, konieczne jest wykazanie, że to on powinien był i faktycznie mógł wykonać zaniechaną czynność. W praktyce może się okazać, że brak podpisu wynikał z przyczyn niezależnych od głównego księgowego, np. z jego nieobecności w pracy (takiej jak urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie). Jeśli w tym czasie kierownik jednostki nie upoważnił innego pracownika do przeprowadzania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i nie była ona w ogóle realizowana, odpowiedzialności nie można przypisać nieobecnemu głównemu księgowemu. W takiej sytuacji brak wstępnej kontroli i dokonanie wydatku przekraczającego plan stanowi konsekwencję zaniechania kierownika jednostki w zakresie kontroli zarządczej, a nie zawinione działanie głównego księgowego. Wypełnia to znamiona innego czynu zabronionego – z art. 18c ust. 1 pkt 2 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych, za które odpowiedzialność może ponieść wyłącznie kierownik jednostki.
Kwota minimalna stanowiąca o wyłączeniu odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w 2025 r. wynosi 7140,52 zł.
Jeżeli natomiast w czasie nieobecności głównego księgowego kontroli nie wykonał pracownik, który powinien był działać w jego zastępstwie, winę za naruszenie z art. 18b pkt 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych ponosi ten pracownik.
Podsumowanie
Dlatego zawsze w przypadku stwierdzenia braku podpisu głównego księgowego na dokumencie trzeba ustalić, czy jest to brak zawiniony, czy też nie, i przez kogo.
Szczegółowe informacje znajdziesz w INFORLEX.PL »»»
Opracowano na podstawie artykułu, którego autorką jest Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych