Na właściwe wyjaśnienie rażąco niskiej ceny składają się trzy główne elementy: klarowne i wyczerpujące wezwanie przygotowane przez zamawiającego (wskazujące, czego dotyczą wątpliwości w zakresie ceny, kosztu lub ich istotnych części składowych), wyjaśnienie przedłożone przez wykonawcę wraz z dowodami potwierdzającymi prawidłowość dokonania wyceny oferty, a także ocena tych wyjaśnień przez zamawiającego.
Ważna specyfika postępowania
Duże znaczenie w procesie badania rażąco niskiej ceny odgrywa specyfika danego postępowania oraz przedmiotu zamówienia. Można jednak pokusić się o wskazanie pewnych wytycznych, którymi należy się kierować, aby procedurę opisaną w art. 224 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) przeprowadzić prawidłowo. Pozwoli to z jednej strony uniknąć przyjęcia oferty z ceną, która nie daje gwarancji prawidłowego i rzetelnego wykonania zamówienia, a z drugiej – zapobiec nieuprawnionemu odrzuceniu oferty.
Wezwanie
Nie będzie przesadą stwierdzenie, że połowa sukcesu w wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny tkwi w prawidłowo sformułowanym wezwaniu kierowanym przez zamawiającego do wykonawcy. To przecież właśnie treść tego pisma będzie w dużej mierze determinowała zakres i kształt udzielonej odpowiedzi. Z tego względu warto wskazać w nim konkretne zagadnienia (elementy oferty), które budzą wątpliwości zamawiającego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zapisać to w formie pytań, które ułatwią przygotowanie przez wykonawcę odpowiedzi, a także ocenę tych wyjaśnień przez zamawiającego.
Częstym błędem jest kierowanie zbyt ogólnych wezwań i oczekiwanie, że oferent niejako domyśli się, które elementy wyceny są kwestionowane i dlaczego, albo też wyjaśni cały proces ustalania ceny i sposób dokonywania wyliczeń. Oczywiście można tak sformułować wezwanie, jednak otrzymana odpowiedź może nie być dla zamawiającego satysfakcjonująca. Wówczas wyjściem będzie wysłanie kolejnego pisma, doprecyzowującego wątpliwości w zakresie wyceny (o czym będzie mowa w dalszej części artykułu).
Pomocna w zakresie tworzenia wezwania może być regulacja art. 224 ust. 3 Pzp, w której ustawodawca wymienił przykładowe zagadnienia mogące wymagać wyjaśnienia. Odwołują się one np. do zarządzania procesem produkcji, metod budowy, przyjętych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, oryginalności oferowanego przez wykonawcę sposobu wykonania zamówienia czy zgodności z przepisami dotyczącymi: kosztów pracy (m.in. w zakresie respektowania minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej), pomocy publicznej, ochrony środowiska, podwykonawstwa czy szeroko rozumianego prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. Jeśli postępowanie, w ramach którego kierowane jest wezwanie, dotyczy robót budowlanych lub usług – obowiązkowo należy w treści zażądać wyjaśnień w zakresie wymienionych już wcześniej kosztów pracy oraz zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego.
Nie ma przeciwwskazań, aby zamawiający formułował także inne pytania, wykraczające poza zagadnienia wskazane w art. 224 ust. 3 Pzp. Katalog tam zawarty należy bowiem traktować jako przykładowy i otwarty. Nie oznacza to oczywiście, że w ramach omawianej instytucji prawnej można wzywać do wyjaśnienia także innych nieścisłości, niezwiązanych z wyceną danej dostawy, usługi czy robót budowlanych. Traktowanie tego instrumentu jako kolejnej okazji do składania przez wykonawcę wyjaśnień w innym zakresie byłoby nadużyciem regulacji ustawowej.
W tym miejscu warto poruszyć jeszcze dwie istotne, ściśle proceduralne kwestie. Pierwsza dotyczy wyznaczenia terminu na złożenie wyjaśnień. Ustawa nie narzuca minimalnego terminu, jaki zamawiający ma wyznaczyć wykonawcy. Swoboda obowiązująca w tym zakresie powinna jednak ulegać ograniczeniu, biorąc pod uwagę specyfikę danego zamówienia, a także stopień skomplikowania wyceny i złożoności kwestii wymagających zajęcia stanowiska przez oferenta. Z tego też względu niezalecane jest wyznaczanie np. jednodniowego terminu, który mógłby zostać oceniony jako iluzoryczna możliwość wytłumaczenia się przez wykonawcę. Warto również pamiętać, że terminy wynoszące minimum dwa dni muszą zawierać co najmniej dwa dni robocze – zgodnie z art. 8 ust. 4 Pzp.
Druga kwestia dotyczy sposobu przekazania wezwania do wykonawcy. W tym zakresie obowiązują ogólne wytyczne określone przez zamawiającego w danym postępowaniu (zapisane np. w SWZ). Tym samym nie można skierować wezwania jedynie drogą mailową, jeśli postępowanie jest prowadzone poprzez portal eZamówienia i przez niego odbywa się cała komunikacja.
Wyjaśnienia i dowody
Kolejnym etapem omawianej procedury jest przygotowanie i złożenie wyjaśnień i dowodów. Ciężar udowodnienia, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny – spoczywa na wykonawcy. To on jest zobowiązany do obalenia założenia (przyjętego przez zamawiającego), że zaoferowana cena, koszt lub ich istotna składowa nie dają gwarancji należytego wykonania zamówienia. Z tego też względu przedłożone wyjaśnienie powinno być możliwie najbardziej konkretne i wyczerpujące, poparte przekonującymi dowodami.
Fragment artykułu pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX Administracja. Czytaj więcej w INFORLEX > > >
Rafał Frankiewicz