Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej realizowaną przez czynności zapewniające i czynności doradcze (art. 272 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: u.f.p.). Ocena adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli zarządczej w jednostce dotyczy zwłaszcza: zgodności działalności z przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.
Redakcja poleca: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Podstawowe znaczenie dla prowadzenia audytu mają czynności o charakterze zapewniającym, gdyż dzięki nim kierownictwo jednostki uzyskuje racjonalne zapewnienie, że ustanowiony system kontroli zarządczej spełnia swoje ustawowe zadania. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. Czynności o charakterze zapewniającym i doradczym określane są jako zadania zapewniające. W celu zweryfikowania realizacji zaleceń wydanych w wyniku przeprowadzonego zadania zapewniającego, mogą być przeprowadzone przez audytora wewnętrznego czynności sprawdzające.
Szczegółowe zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostce powinny być określone w Karcie audytu wewnętrznego, zatwierdzonej przez kierownika jednostki. Powinna ona normować co najmniej następujące obszary:
1) ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego,
2) prawa i obowiązki audytora wewnętrznego,
3) niezależność audytora wewnętrznego,
4) zakres audytu wewnętrznego,
5) sprawozdawczość,
6) koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego,
7) relacje z Najwyższą Izbą Kontroli i innymi instytucjami kontrolnymi.
Obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego przez jednostkę samorządu terytorialnego powstaje z chwilą przekroczenia w przyjętej przez organ stanowiący uchwale budżetowej, po stronie dochodów i przychodów lub wydatków i rozchodów budżetu, kwoty progowej 40 mln zł (art. 274 ust. 3 u.f.p.). Obowiązek ten wygaśnie, jeżeli w uchwale budżetowej zostanie wprowadzona zmiana powodująca obniżenie wysokości dochodów i przychodów lub wydatków i rozchodów do kwoty poniżej wielkości 40 mln zł. Nieprowadzenie audytu wewnętrznego pomimo przekroczenia w uchwale budżetowej kwoty progowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Należy też pamiętać, że od 31 maja 2012 r. kierownicy podmiotów publicznych, w tym kierownicy JST, mają obowiązek zapewnienia audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji, nie rzadziej niż raz na rok.
Zadania zapewniające
Audyt wewnętrzny prowadzony jest na podstawie rocznego planu audytu. Rozpoczynając realizację zadania audytowego, audytor dokonuje analizy w obszarze ryzyka objętym zadaniem zapewniającym oraz opracowuje program zadania zapewniającego. Opracowując program zadania zapewniającego audytor wewnętrzny przede wszystkim uwzględnia:
● cele i zadania jednostki w obszarze ryzyka objętego zadaniem zapewniającym,
● wyniki analizy ryzyka obszaru objętego zadaniem zapewniającym,
● system kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem,
● możliwość wprowadzenia usprawnień w systemie kontroli zarządczej w obszarze ryzyka objętego zadaniem zapewniającym,
● datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania zapewniającego.
Audytor wewnętrzny przeprowadza czynności audytowe na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego udzielonego w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Kryteria oceny są punktem odniesienia, według których audytor może w badanym obszarze ocenić, np. zgodność podjętych działań z przepisami prawa lub wewnętrznymi procedurami, adekwatność systemów kontroli zarządczej, gospodarność, wydajność lub efektywność podjętych działań przez audytowaną jednostkę/komórkę organizacyjną. Optymalne jest, aby audytor określił kryteria dokonania oceny badanego procesu/obszaru już na etapie opracowywania programu zadania audytowego. Źródłami kryteriów oceny mogą być:
1) przepisy prawa i regulacje wewnętrzne,
2) standardy, normy oraz inne wskazówki o charakterze standardów opracowane przez uznane organizacje i instytucje,
3) plany działalności i z nich (dotyczy administracji rządowej),
4) wytyczne kierownictwa jednostki,
5) dobre praktyki,
6) wyniki kontroli i wcześniejszego audytu wewnętrznego.
Dla poszczególnych kryteriów należy ustalić sposób klasyfikowania odnotowanych wyników zadania pod kątem ich spełnienia lub niespełnienia, np. zgodne/niezgodne.
Audytor wewnętrzny po zakończeniu czynności w komórkach audytowanych objętych zadaniem audytowym zwołuje naradę zamykającą z udziałem kierownika jednostki i kierowników komórek audytowanych lub wyznaczonych przez nich pracowników, w celu przedstawienia wstępnych wyników audytu. Po przeprowadzeniu narady zamykającej audytor sporządza sprawozdanie, w którym przedstawia wyniki audytu wewnętrznego.
Audytor przekazuje sprawozdanie kierownikom komórek audytowanych. W przypadku objęcia zakresem zadania kilku komórek organizacyjnych audytor może przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko tę część sprawozdania, która dotyczy kierowanej przez niego komórki.
Czynności sprawdzające i doradcze
Realizacja zaleceń audytowych podlega badaniu przez audytora w przypadku ujęcia takiego zadania w rocznym planie audytu. Audytor przeprowadza czynności sprawdzające, dokonując oceny działań podjętych w celu realizacji zaleceń.
Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających oraz ich ocenę audytor zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której były przeprowadzone czynności sprawdzające.
Audytor może wykonywać czynności doradcze w przypadku uwzględnienia ich w rocznym planie audytu. Jednak wstrzymuje się od wykonywania czynności doradczych, które prowadziłyby do przyjęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką – informując o tym w formie pisemnej kierownika jednostki. W wyniku czynności doradczych audytor może przedstawić opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki.
Program zapewnienia i poprawy jakości
Do 31 stycznia roku następnego audytor wewnętrzny składa kierownikowi jednostki sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu, informując m.in. o stopniu jego realizacji oraz istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej.
Audytor opracowuje też program zapewnienia i poprawy jakości realizowanych w jednostce działań audytowych. Program umożliwia dokonanie oceny, czy działalność audytu jest zgodna z prawem i standardami oraz kartą audytu oraz czy audytor wewnętrzny działa zgodnie z etyką swojego zawodu. Program uwzględnia zewnętrzne oceny i okresowe wewnętrzne oceny jakości pracy oraz bieżący monitoring.
Audytor powinien też dokonywać okresowo samooceny audytu wewnętrznego. Może ona być przeprowadzona według metodologii Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów stosowanej przy okresowej ocenie audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.
LONGIN MAŻEWSKI
Autor jest audytorem wewnętrznym, ekspertem w zakresie finansów publicznych
PODSTAWY PRAWNE
● art. 272–296 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 532)
● § 20 ust. 2 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Innowacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 526; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1671)
Polecamy serwis: Finanse