Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.
Prawidłowe postępowanie
Zasady wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin zostały ustalone w ustawie o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Pracownikowi samorządowemu można przyznać dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań (art. 36 ust. 5 u.p.s.). Pracodawca w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnianych na podstawie umowy o pracę może określić warunki i sposób przyznawania dodatku specjalnego (art. 39 ust. 2 pkt 2 u.p.s.). To upoważnienie ustawowe nie daje pracodawcy samorządowemu (tu: wójtowi gminy, który wykonuje obowiązki pracodawcy wobec pracowników urzędu gminy - zgodnie z art. 7 pkt 3 u.p.s.) podstawy do określenia innych tytułów wypłaty dodatku specjalnego niż ustalone w przepisach u.p.s.
Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników
Wójt może tylko ustalić:
- warunki wypłaty dodatku,
- sposób przyznawania dodatku.
Według "Słownika języka polskiego" PWN, słowo "warunek" oznacza czynnik, od którego uzależnione jest zajście czegoś.
Skoro zgodnie z art. 36 ust. 5 u.p.s. można przyznać dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań - to kierownik jednostki może w regulaminie organizacyjnym opisać, jakie warunki muszą zajść, aby z tych tytułów wypłacić dodatek specjalny pracownikowi. Te warunki mogą być określone różnie, ale powinny być dokładnie opisane. Uwzględniając tę zasadę, kierownik jednostki może wprowadzić przykładowo zapis:
"Dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych przyznaje się, gdy pracownik ma okresowo zwiększone obowiązki służbowe z tytułu:
- zastępowania innego pracownika nieobecnego w pracy,
- wykonywania obowiązków przypisanych do innego stanowiska w czasie wakatu (czyli niezatrudnieniu nikogo na tym stanowisku)
- pod warunkiem, że zwiększenie to trwa co najmniej miesiąc".
Z kolei znaczenie słowa "sposób" tłumaczone jest przez słownik PWN jako określony tryb postępowania.
Określając tryb przyznania dodatku specjalnego w regulaminie wynagradzania, kierownik jednostki może np. postanowić:
"O przyznanie dodatku specjalnego z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań wnioskuje do kierownika jednostki bezpośredni przełożony pracownika. W przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych - wniosek składa zastępca kierownika jednostki.
Wniosek składa się na piśmie, z podaniem:
- podstawy prawnej,
- stanu faktycznego,
- proponowanej wysokości dodatku,
- proponowanego okresu, na jaki ma być przyznany dodatek.
Wniosek rozpatruje się niezwłocznie. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony przez kierownika jednostki w takim terminie, że nie jest możliwa wypłata dodatku w terminie wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc, od którego dodatek ma przysługiwać, to pracownikowi wypłaca się dodatek za ten miesiąc w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc kolejny".
Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 u.p.s. pracodawca samorządowy może określić warunki i sposób przyznawania dodatku specjalnego, ale nie musi. Jeśli tego nie zrobi, to pracodawca każdorazowo decyduje o warunkach i sposobie przyznania tych dodatków.
W rozpatrywanym przypadku zarządzenie burmistrza miasta zostało wydane bez podstawy prawnej i jako takie jest nieważne. W urzędzie należy niezwłocznie zaprzestać wypłacania dodatków specjalnych na jego podstawie. Co do już wypłaconych dodatków, to za tę nieprawidłowość odpowiada burmistrz miasta, który dodatki te przyznał i wypłacił. Powinien on podjąć decyzję co do tego, czy będzie dochodził od pracowników ich zwrotu (zob. też artykuł "Nieuzasadnione przyznanie dodatku specjalnego zastępcy burmistrza"; GSiA nr 12/2022, str. 70).
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej
- art. 2 pkt 3, art. 36 ust. 5, art. 39 ust. 2 pkt 2, art. 7 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 530)
Artykuł pochodzi z: Gazeta samorządu i administracji