W regulaminie pracy wprowadzonym zarządzeniem wójta gminy, obowiązującym w urzędzie gminy, nie wskazano terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. Nie został on także ustalony w umowach o pracę ani w informacjach o warunkach pracy. Wynagrodzenie było zwyczajowo wypłacane z dołu za miesiąc, w ostatnim dniu miesiąca. Jeśli termin wypłaty przypadał na dzień wolny od pracy - wynagrodzenie wypłacano w ostatnim dniu roboczym przed tym dniem.
Prawidłowe postępowanie
Wynagrodzenie za pracę musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 Kodeksu pracy; dalej: k.p.). Termin wypłaty wynagrodzenia musi być ustalony tak, żeby wynagrodzenie było wypłacane niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości - nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Nieustalenie terminu wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy
Wynagrodzenie płatne w stałej wysokości za miesiąc trzeba wypłacić najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. Wynagrodzenie zmienne (np. prowizyjne) można wypłacić np. 5. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Pracodawca może przyjąć także korzystniejsze warunki wypłaty wynagrodzenia. Na przykład może płacić wynagrodzenie za dany miesiąc do 26. dnia danego miesiąca. Wówczas, jeśli po 26. dniu nastąpią okoliczności powodujące utratę prawa do wynagrodzenia za ten okres w całości lub części, to wypłacone z tego tytułu z góry nienależne wynagrodzenie potrąca się z wynagrodzenia za miesiąc kolejny. Jeśli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
W urzędzie gminy ustalone zwyczajowo zasady wypłacania wynagrodzenia za pracę były zgodne z ww. uregulowaniami. Nieprawidłowe było to, że termin wypłaty nie został ustalony z pracownikami na piśmie. Kodeks pracy wymaga, aby ustalony termin wynagrodzenia był stały i ustalony z góry. W pierwszej kolejności powinien być ustalony w układzie zbiorowym pracy, obowiązującym w danej jednostce (art. 104 § 11-3 k.p.). Jeśli w jednostce nie obowiązuje zakładowy układ zbiorowy pracy, to termin wypłaty wynagrodzenia musi być ustalony w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 5 k.p.). Jest to obowiązkowy składnik treści tego regulaminu, na co wskazuje użycie wyrażenia "regulamin pracy powinien ustalać w szczególności termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia".
Jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to termin wypłaty wynagrodzenia może ustalić z każdym pracownikiem indywidualnie w umowie o pracę (art. 29 § 1 k.p.). Jeśli tego nie zrobi, o terminie wypłaty wynagrodzenia musi poinformować pracownika na piśmie w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.).
W tym urzędzie gminy został ustalony regulamin pracy. Termin wypłaty wynagrodzenia powinien więc być określony w tym regulaminie.
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej
- art. 29 § 1-3, art. 85, art. 104 § 1-3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240)