Prawidłowo zorganizowany proces służby przygotowawczej powinien zaowocować właściwym przygotowaniem pracownika do wypełnienia obowiązków. Jeśli na tym etapie dopuszczone zostaną zaniedbania, to w późniejszych etapach kariery zawodowej trudno będzie zniwelować złe nawyki, minimalistyczne podejście do pracy.
W zakresie sposobu organizacji służby przygotowawczej można wyróżnić następujące podejścia:
1. Samodzielna organizacja służby dla danego urzędu. Proces służby dotyczy pracowników jednego urzędu. Obejmuje on część teoretyczną i praktyczną. Przeprowadzony jest własnymi zasobami. Szkolenia, warsztaty prowadzone są przez doświadczonych pracowników.
2. Wspólna organizacja służby obejmująca pracowników urzędu oraz podległych jednostek organizacyjnych. Wiele samorządów podjęło trud wspólnej organizacji służby dla swoich jednostek.
3. Uczestnictwo w zewnętrznych formach organizacji służby. Wiele urzędów z uwagi zarówno na brak wewnętrznych trenerów, jak i niewielką fluktuację kadr uczestniczy w służbie organizowanej przez firmy szkoleniowe, doradcze. Można zaobserwować wiele inicjatyw w tym zakresie. Firmy szkoleniowe proponują kilku, kilkunastu urzędom gminnym, w których w ciągu roku przeprowadza się kilka naborów, swoje usługi w zakresie przeprowadzenia służby przygotowawczej. Warto także zwrócić uwagę, że także duże personalnie urzędy zlecają organizację służby podmiotom zewnętrznym. Wiele tych podmiotów organizuje służbę w ramach dofinansowania z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (dalej: PO KL).
4. Innowacyjne formy organizacji służby. Wykorzystując nowoczesne metody i narzędzia uczenia, zwłaszcza informatyczne, niektóre urzędy zorganizowały proces służby na podstawie platformy e-learningowej, udostępniając materiały szkoleniowe w formie interaktywnych kursów, testów, case studies. Cały proces może odbywać się w formie elektronicznej. Także weryfikacja postępu służby w zakresie oceny zdobytej wiedzy przez opiekuna dokonuje się poprzez platformę.
5. Elektroniczna służba na portalu internetowym uruchomionym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej: MSWiA). Portal ten powstał w ramach projektu systemowego „Szkolenie i pomoc doradcza w zakresie etyki i unikania konfliktu interesu w samorządzie terytorialnym”, Działanie 5.2 PO KL. Ma na celu umożliwienie pracownikom zainteresowanych jednostek odbycia służby. Poprzez zarejestrowanie danej jednostki na portalu pracownik może bezpłatnie odbyć służbę. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie www.mswia.gov.pl.
Prawidłowo zdefiniowany system służby przygotowawczej powinien obejmować następujące elementy:
1. Zasady kierowania pracowników do służby przygotowawczej, z uwzględnieniem takich aspektów, jak:
● formalne kryteria kierowania, z określeniem, jaka jest poszczególna rola zaangażowanych osób, jakie obowiązują wewnętrzne wystandaryzowane formularze,
● kryteria zwolnienia z odbywania służby,
● termin rozpoczęcia i okres służby, od czego jest uzależniony,
● postępowanie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. choroba, inna dłuższa nieobecność – najczęściej w takich przypadkach okres służby ulega przedłużeniu o czas nieobecności).
2. Zakres służby przygotowawczej
● określenie celu ogólnego i celów cząstkowych służby,
● określenie programu służby z uwzględnieniem części teoretycznej i praktycznej.
3. Przebieg służby przygotowawczej
● wyznaczenie opiekuna,
● określenie zasad realizacji służby w trakcie wykonywania obowiązków służbowych,
● wskazanie sposobu monitorowania realizacji programu służby i postępu,
● podjęcie decyzji o dopuszczeniu pracownika do egzaminu.
4. Egzamin
● powołanie komisji egzaminacyjnej,
● zakres egzaminu,
● regulamin pracy komisji egzaminacyjnej,
● dokumentacja prac komisji.
5. Ślubowanie
● zasady składania ślubowania,
● nadanie doniosłego charakteru tej uroczystości,
● formalne potwierdzenie złożenia ślubowania.
Czytaj także: Czy osoba zatrudniona na zastępstwo powinna przejść służbę przygotowawczą>>
Praktyczne rady
W trakcie organizacji służby przygotowawczej pojawia się wiele kwestii związanych z zapewnieniem warunków do jak najlepszej jej realizacji. Jedną z nich jest określenie czasu, jaki pracownik powinien poświęcić na realizację części teoretycznej i praktycznej. Służba oprócz form szkoleniowych powinna odbywać się w formie samokształcenia oraz realizacji zajęć praktycznych. Z jednej strony trudno pozwolić sobie na to, aby pracownik przez okres 3 miesięcy nic nie robił tylko szkolił się, czytał prasę specjalistyczną, czy przeglądał tematyczne portale internetowe. Byłoby to działanie nieefektywne dla urzędu, jak i dyskomfortowe dla pracownika. Z drugiej strony wyznaczanie dużej liczby zadań niepozwalających na wygospodarowanie w czasie dnia pracy czasu na samokształcenie, tylko zmuszające do uczenia się po pracy też nie jest właściwym rozwiązaniem.
Mając na uwadze te skrajności, należy zoptymalizować czas w ciągu dnia pracy, jaki pracownik powinien przeznaczyć na realizację zadań, a jaki na samokształcenie, zapoznawanie się z przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami. Można określić, że w ciągu dnia pracy jedną, półtorej godziny pracownik powinien przeznaczyć na samokształcenie.
Kolejną kwestią jest zapewnienie warunków do jak najlepszego praktycznego zapoznania się ze specyfiką funkcjonowania całego urzędu. Spędzanie całego czasu służby na swoim stanowisku pracy i wykonywanie czynności z nim związanych nie pozwoli, „zza tego biurka” na poznanie procesów przenikających przez różne komórki organizacyjnego. Warto rozważyć możliwość odbycia części służby w innych komórkach organizacyjnych, zwłaszcza tych współpracujących z macierzystą komórką. W każdym urzędzie można wyróżnić piony, które z racji swoich zadań zapewniają obsługę dla wszystkich komórek. Takimi są piony: finansowe, organizacyjno-administracyjne, inwestycyjne, prawne, obsługi organów samorządu. Można ustalić harmonogram odbywania służby w innych wydziałach z wyznaczeniem konkretnych celów.
Istota egzaminu
Następną istotną rzeczą jest organizacja jak najbardziej obiektywnego, przekrojowego egzaminu pozwalającego ocenić zarówno wiedzę, jak i umiejętności niezbędne do wykonywania zadań na stanowisku pracy. Najczęściej egzamin składa się z części pisemnej (w trakcie której pracownik udziela odpowiedzi na pytania zamknięte i otwarte) oraz ustnej.
Mając na uwadze poznanie praktycznego sposobu wykorzystania zdobytej wiedzy i umiejętności, warto rozważyć dodanie do zakresu egzaminu jednego, dwóch zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika. Może to być napisanie projektu decyzji wraz z uzasadnianiem, odpowiedzi na pismo, dokonanie analizy.
Od dopracowanego zakresu merytorycznego i właściwej adaptacji społeczno-zawodowej zależeć będzie, czy pracownik ślubując (...) że na zajmowanym stanowisku będę służyć państwu polskiemu i wspólnocie samorządowej, przestrzegać porządku prawnego i wykonywać sumiennie powierzone mi zadania będzie w pełni je realizował na stanowisku pracy. W tekście ślubowania zawarte jest zobowiązanie do służebnej pracy, której jakość dotyczy ogółu mieszkańców. A przecież administracja to znaczy być pomocnym.
Czytaj także: Warto dobrze przygotować się do pracy urzędnika>>
Tabela. Przykładowy zakres tematyczny programu służby przygotowawczej w jednostkach samorządu terytorialnego
@RY1@i41/2010/022/i41.2010.022.000.0036.001.jpg@RY2@