Wprawdzie zwrot kosztów podróży służbowych jest uregulowany w Kodeksie pracy tylko przy stosunku pracy, jednak nie oznacza to, że przy zawieraniu umów innego rodzaju (np. umów o dzieło) nie ma możliwości zwracania osobom niebędącym pracownikami poniesionych kosztów podróży. Otóż jest to możliwe, pod warunkiem zawarcia odpowiednich ustaleń w umowie łączącej strony. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży osobom współpracującym z jednostką m.in. na podstawie umowy o dzieło należy określić w umowie cywilnoprawnej łączącej strony. Jeżeli tak się stanie, to diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem skorzystają ze zwolnienia od podatku - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 updof (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof).
Zwolnienie to ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wykonawcy dzieła, natomiast zostaną poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów zamawiającego dzieło (tutaj - jednostki).
Jednostka może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów delegacji, wypłacone, zgodnie z odrębnymi przepisami, osobie świadczącej usługi jednostce na podstawie umowy o dzieło - jeżeli pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami osiąganymi przez jednostkę.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (art. 15 ust. 1 updop). Przepisy nie określają zamkniętego katalogu wydatków, które jednostka może zaliczyć do swoich kosztów podatkowych. Jednak wydatki takie, związane z prowadzoną działalnością, powinny łącznie spełniać określone warunki. Chodzi o wydatki:
l pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami,
l niewymienione w treści art. 16 ust. 1 updop,
l których poniesienie zostało prawidłowo udokumentowane.
Zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa sądowo-administracyjnego, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jednostki, należy przede wszystkim ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również możliwość osiągnięcia przychodu oraz zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Właśnie z oceny tego związku powinno wynikać, że dany wydatek - w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości - może się przyczynić do osiągnięcia przychodu, jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Kosztami podatkowymi jednostki w takim ujęciu będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i te pozostające z przychodami w związku pośrednim.
Podstawy prawne
l Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 99, poz. 658)
l Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847)