Od osoby ubiegającej się o zatrudnienia pracodawca ma prawo wymagać złożenia poniższych dokumentów:
a) kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Zgodnie z przepisem art. 221 Kodeksu Pracy przyszły pracodawca może żądać podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg zatrudnienia.
Co do zasady pracodawca nie ma prawa żądać innych danych dotyczących potencjalnego przyszłego pracownika niż wymienionych powyżej, chyba że obowiązek wynika z odrębnych przepisów np. zaświadczenie o niekaralności wymagane dla pracowników administracji publicznej.
Ponad to pracodawca nie ma prawa pytać o stan cywilny czy plany dotyczące potomstwa.
Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może dodatkowo wymagać:
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia), które obejmują okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby młodocianej ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego),
- orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Pracodawca może jedynie wymagać przedłożenia oryginału dokumentów do wglądu lub w celu sporządzenia ich kopii oraz odpisów (w aktach osobowych pracownika przetrzymujemy kopie i odpisy przedstawionych dokumentów).
Przed podpisaniem umowy o pracę należy wysłać potencjalnego kandydata na pracownika na wstępne badania lekarskie do lekarza medycyny pracy (skierowanie na wstępne badania lekarskie wystawia pracodawca, ponieważ zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić na swój koszt profilaktyczną opiekę lekarską). Należy pamiętać o tym, że nie można dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku (art. 229 Kodeksu Pracy).
Wyjątek:
Pracodawca nie ma obowiązku kierowania pracownika na wstępne badania lekarskie, jeśli dostarczy on ważne badania lekarskie z poprzedniego miejsca pracy. Muszą być spełnione poniższe warunki:
- przyjęcie do pracy u nowego pracodawcy następuje nie poniżej niż w ciągu 30 dni od zakończenia (rozwiązanie lub wygaśniecie) poprzedniego stosunku pracy,
- praca na poprzednim stanowisku musi wiązać się z podobnym stanowiskiem (np. praca biurowa) oraz z tożsamymi czynnikami szkodliwymi lub uciążliwymi dla zdrowia na stanowisku pracy (powinniśmy poprosić pracownika o ważne orzeczenie lekarskie oraz skierowanie/kopie skierowania, na którym są wymienione czynniki szkodliwe dla zdrowia),
- pracodawca musi uznać, że przedstawione czynniki szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia odpowiadają warunkom na których będzie zatrudniony pracownik,
- pracownik nie jest przyjmowany do prac szczególnie niebezpiecznych dla zdrowia – w takim wypadku nie można honorować badań wstępnym wykonanych u innego pracodawcy!
Pracodawca może podpisać umowę o pracę przed wysłaniem pracownika na wstępne badania lekarskie (przed dopuszczeniem go do pracy), ale powinien wziąć pod uwagę ryzyko takiej praktyki, ponieważ może okazać się, że pracownik nie przejdzie pozytywnie badań wstępnym i będzie trzeba rozwiązać z nim umowę o pracę.