Ewidencja składek na ubezpieczenia społeczne powinna być prowadzona na kontach 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”. Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.
Do konta 229 powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa, która pozwoli ustalić stan należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia, np.:
- 229-0001 składki na ubezp.społeczne pracownik
- 229-0002 składki na ubezp.społeczne pracodawca
Bardzo ważna jest prawidłowa ewidencja składek na ubezpieczenia społeczne od momentu naliczenia ich na listach płac do momentu ich zapłaty.
Zobacz również: Dokumentacja składana przy zmianie rodzica wykorzystującego urlop macierzyński
Ewidencja powinna wyglądać następująco:
1. ewidencja naliczonych składek – księgowanie z listy płac
Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
Ma 229-0002 „Składki na ubezp.społeczne pracodawca”
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Ma 229-0001 „Składki na ubezp.społeczne pracownik”
2. zapłata skłdek do ZUS – zgodnie ze złożoną deklaracją
Wn 229-0001 „Składki na ubezp.społeczne pracownik”
Wn 229-0002 „Składki na ubezp.społeczne pracodawca”
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”
Składki na ubezpieczenia społeczne w części pokrywanej przez pracodawcę powinny być ewidencjonowane na paragrafie 411 „Składki na ubezpieczenia społeczne”, w części finansowanej przez pracownika na paragrafie 401 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207, z późn. zm.)
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289).