Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, zarówno w przypadku ewidencji syntetycznej (dziennik, konta księgi głównej) jak i analitycznej (księgi pomocnicze), to wybór pomiędzy prowadzeniem ich w formie ręcznie sporządzanych ksiąg, zestawień i kartotek a prowadzeniem za pomocą komputera w formie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych należy do kierownika jednostki.
Odpowiednie postanowienia powinny zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, obejmujących m.in. ustalenie przyjętych w jednostce zasad rachunkowości i za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którymi kierownik jednostki w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki powinien wskazać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej określić:
• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
• opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W przypadku środków trwałych w jednostkach stosowane są trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ich ewidencji syntetycznej i analitycznej.
Czytaj także: Odsetki od dotacji przedmiotowej otrzymanej z budżetu JST >>
Trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych
1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg i kartotek:
• ewidencja syntetyczna – tzw. amerykanka: konta 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – księga środków trwałych, kartoteki indywidualne środków trwałych, tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,
• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych (wyposażenia).
2. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych:
• ewidencja syntetyczna – dziennik i księga główna: konta 011, 013, 071, 072,
• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – kartoteki indywidualne środków trwałych i generowane na ich podstawie przez system komputerowy zbiorcze zestawienia środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,
• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych.
3. Prowadzenie ewidencji systemem mieszanym – gdzie ewidencja syntetyczna dla kont 011, 013, 071 i 072 jest prowadzona w postaci komputerowych baz danych, natomiast ewidencja analityczna w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych, indywidualnych kartotek środków trwałych i tabel amortyzacyjnych/umorzeniowych.
Wszystkie te rozwiązania są prawnie dopuszczalne, a wybór pomiędzy nimi zależy tylko i wyłącznie od tego, w jakich warunkach działa dana jednostka, czyli m.in. od ilości i rodzajów posiadanych przez nią środków trwałych oraz od obsady kadrowej w komórce księgowości.
Na pewno w jednostkach dużych, posiadających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie całości ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych. Wynika to ze znaczącej oszczędności czasu i nakładu pracy koniecznego do prowadzenia ewidencji – gdzie wystarczy jedynie wprowadzić do komputera niezbędne dane na temat środków trwałych na kartoteki indywidualne (czyli do ewidencji analitycznej), a system sam dokonuje ich przetworzenia, generując zbiory syntetyczne, zestawienia analityczne w różnych zadanych przez użytkownika przekrojach i naliczając amortyzację/umorzenie.
Natomiast w jednostkach małych, które posiadają niewielką ilość środków trwałych, nadal bardziej opłacalne jest prowadzenie ich ewidencji analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg, kart i zestawień, ze względu na wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.
Czytaj także: Wydatki strukturalne w zakładzie budżetowym – pytania i odpowiedzi >>
Należy przy tym dodać, że jeśli jednostka wybierze rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych w postaci komputerowych baz danych i będzie przy tym przestrzegała wszystkich warunków odnośnie do prowadzenia i archiwizacji tych ksiąg, zawartych w przepisach uor (m.in. art. 13 ust. 3–6, art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 1 i 2) oraz wewnętrznej polityce rachunkowości, to nie ma żadnych racjonalnych przesłanek ku temu, aby oprócz ewidencji komputerowej prowadzić dodatkowo drugą ewidencję w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych.
PodstawA prawnA
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316)
Izabela Motowilczuk