Księga inwentarzowa jest urządzeniem księgowym pomocniczym, służącym do szczegółowej ewidencji środków trwałych, czyli jednym słowem, jest to analityczne urządzenie księgowe, uszczegóławiające zapisy kont księgi głównej.
Każda jednostka, zobowiązana prawem do przestrzegania przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), wszelkie zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
• dziennik zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w okresie sprawozdawczym,
• księga główna, w której obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
• księgi pomocnicze, stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej.
Wszystkie księgi rachunkowe są zatem ze sobą powiązane. Obroty dziennika powinny być zgodne z obrotami ujętymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy księgowe na kontach ksiąg pomocniczych są tylko uszczegółowieniem zapisów dokonanych na kontach księgi głównej, a zestawienia obrotów i sald analitycznych urządzeń księgowych powinny wykazywać pełną zgodność z danymi z zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Wobec tego zapis księgowy dokonany w analitycznym urządzeniu księgowym, jakim jest księga inwentarzowa, nie może być zaewidencjonowany pod inną datą, niż to uczyniono w dzienniku i na kontach księgi głównej.
Sprawę określenia daty przychodu środków trwałych należy w pierwszej kolejności rozpatrywać w odniesieniu do przepisów uor.
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać, między innymi, datę dokonania operacji, a jeśli dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu (art. 21 ust. 1 pkt 4 uor). Zapis księgowy natomiast – jak stanowi art. 23 ust. 2 uor – powinien zawierać m.in.:
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu, oraz jego datę, jeżeli różni się do daty dokonania operacji,
• kwotę i datę zapisu.
Należy także dodać, że jedną z podstawowych zasad uor jest zasada memoriału (art. 6 uor), nakazująca ujmowanie kosztów i przychodów do okresu, którego dotyczą, zaś zgodnie z przepisami art. 20 tej ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Ewidencja należności i zobowiązań>>
Ponadto sprawę należy rozważyć, biorąc pod uwagę przepisy ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop). W artykule 15 ust. 4e tej ustawy zawarto zapis, który stanowi, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury, albo na dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury, z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszt rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Biorąc pod uwagę wskazane przepisy uor oraz updop, dochodzimy do wniosku, że ani data wystawienia dokumentu, ani data wpływu dokumentu do jednostki, ani też data dokonania operacji nie jest podstawą do określenia daty przychodu środka trwałego. Datą określającą przychód jest data zapisu księgowego, ponieważ jest to dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych.
KRYSTYNA BALIŃSKA
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742)
• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666)