Gmina podpisała umowę na wykonanie usług. W umowie widnieją m.in. zapisy: „zamawiający naliczy kary za nieterminowe wykonanie zadania”, „kary umowne zostaną potrącone z faktury”.
Gmina zgodnie z umową naliczyła kary umowne, wystawiając notę księgową. Jednostka poinformowała również o tym, iż kara zostanie potrącona z faktury. Zapłata dla wykonawcy zostanie pomniejszona o wysokość kary.
Polecamy: Rachunkowość Budżetowa
Jak powinna w takiej sytuacji wyglądać ewidencja księgowa kary umownej, potrąconej z faktury, naliczonej wykonawcy zadania inwestycyjnego?
Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku w swoim wyjaśnieniu uznała, iż ewidencji operacji, które nie mają związku z zewnętrznym wpływem oraz wpływem środków pieniężnych na i z konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” i nie są ujęte w wyciągu bankowym, można dokonywać na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu dochodów i wydatków budżetowych objętych planem finansowym.
Jak wskazuje RIO, zgodnie z regułami określonymi do konta 130 obowiązuje na nim zachowanie zasady czystości obrotów. Oznacza to, że błędne zapisy, zwroty nadpłat i korekty wprowadza się dodatkowo technicznym zapisem ujemnym. Zapisów na koncie 130 dokonuje się na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów księgowych co do treści i kwot z wyciągiem bankowym.
Zdaniem RIO w Gdańsku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” wewnętrznymi – dotyczącymi operacji wewnątrz jednostki. Dowodem takim, stanowiącym podstawę księgowania jest dowód PK – „Polecenie księgowania”.
Polecamy: Newsletter
Jak wskazuje RIO, wszelkich zapisów prowadzonych na koncie 130 powodujących zmniejszenia i zwiększenia wydatków i dochodów poprzez ewidencję na podstawie dowodów bankowych można dokonywać na podstawie PK. W związku z tym ewidencji księgowej dotyczącej m.in.:
- zapisu technicznego do wpłaconej nadpłaty;
- korekt błędnych zapisów księgowych;
- naliczenia i przeksięgowania równowartości wynagrodzeń płatnika składek z tytułu terminowego odprowadzania podatku lub składki na rachunek bieżący jednostki;
- potrącenia kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania usługi lub roboty, będącej jednocześnie podstawą do potrącenia ogólnej kwoty zobowiązania, (subkonto dochodów i subkonto wydatków stanowiącej wielkości naliczonej kary umownej);
- naliczenia i przeksięgowania kosztów komorniczych potrąconych przy wypłacie na rachunek bankowy jednostki,
- przeksięgowania wydatków pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej
można dokonywać na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego.
Prze założeniach, że wartość brutto usługi według otrzymanej faktury wynosi 5.000 zł, a naliczona kara umowna według wystawionej faktury wynosi 500 zł. ewidencja - zdaniem RIO - prezentuje się następująco:
- Faktura za usługę 5.000 zł Wn 402 Ma 201
- Nota księgowa (naliczona kara umowna) 500 zł Wn 201 Ma 760
- Przelew według wyciągu bankowego 4.500 zł Wn 201 Ma 130 W
- PK naliczonych kar umownych 500 zł Wn 130 D Ma 130 W
Kwota naliczonej kary umownej stanowi dochód jednostki (obroty Wn konta 130) i wykazana zostanie w sprawozdaniu Rb-27S, zgodnie z Instrukcją sporządzania sprawozdania Rb-27S dla samorządowych jednostek budżetowych stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 119).
Źródło: RIO w Gdańsku
Polecamy również w INFORRB: Jak należy ewidencjonować odszkodowanie przyznane przez firmę ubezpieczeniową