Zasady periodyzacji zdarzeń gospodarczych wiążą zdarzenia gospodarcze z odpowiednimi okresami sprawozdawczymi. Grupowanie całości działalności jednostki przedziałami czasu ma zapewnić wymaganą prawem jakość obowiązujących jednostkę sprawozdań, czyli ich rzetelność, wiarygodność i kompletność. Wiarygodne informacje prezentowane w sprawozdaniach jednostki generowane są na podstawie rzetelnych ksiąg rachunkowych.
Główna norma prawna odnośnie periodyzacji została wyrażona art 20 ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Należy pamiętać o tym, iż periodyzacja zdarzeń gospodarczych wyraża się poprzez dwie nadrzędne zasady rachunkowości tj. zasadę memoriału i zasadę współmierności.
Decyzje co do ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych mają swoje podstawowe reperkusje w weryfikacji rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w ujęciu rocznym wpływają na rzetelność wyniku finansowego jednostki, czyli implikują wiarygodność sprawozdań prezentowanych przez jednostkę.
W praktyce zachowania periodyzacji zdarzeń gospodarczych, w tym ich rejestracji obserwuje się szereg nieprawidłowości.
Przykład
W sytuacji zakupu np. usługi medycznej dla pracownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, jednostka otrzymuje fakturę zewnętrzną, potwierdzającą daną operację gospodarczą.
Bez wątpienia otrzymana faktura jest dowodem źródłowym zewnętrznym obcym otrzymanym od kontrahenta i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Prawidłowo zastosowana tu zasada memoriału określi informacje o poniesionych kosztach oraz o faktycznych zobowiązaniach jednostki, przez które zgodnie z ustawą o rachunkowości rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń (tu zakup usługi medycznej i jej wykonanie) obowiązek świadczenia o wiarygodnie określonej wartości, który spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.
Jeśli więc płatność za wykonaną usługę jest odroczona w czasie, to obserwujemy dychotomię okresów poniesionych kosztów i asygnowanych wydatków (choć może zdarzyć się, że koszt i wydatek dotyczy tego samego miesiąca).
Jednak w sytuacji, gdy koszt poniesiony został w jednym miesiącu, a wydatek w następnym, to zgodnie ze stanem faktycznym należy odwzorować tę operację w księgach rachunkowych.
W celu uzyskania właściwej periodyzacji kosztów ponoszonych przez jednostkę, warto przeprowadzić stosowną analizę treści ekonomicznej z dokumentów źródłowych (faktury, umowy itp.).
W praktyce w trakcie roku obrotowego, moment poniesienia kosztu będzie wynikał bezpośrednio z dowodu źródłowego, w naszym przykładzie z faktury zakupu. Na podstawie tejże faktury winno się ująć poniesiony koszt w księgach rachunkowych - memoriałowo, bo do tego obliguje ustawa o rachunkowości. Wydatek zaś ujęty będzie w ewidencji księgowej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek budżetowych,samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. Nr 128, poz.861 z późn.zm.) metodą kasową faktycznie zrealizowany na rachunku bankowym wydatek budżetowy.
Dokumentem źródłowym, który stanowi podstawę zapisu księgowego wydatkowanych środków publicznych jest wyciąg bankowy.
W rozważanym przykładzie koszt poniesiony przez jednostkę ujęty w księgach rachunkowych w dacie wydatku i na podstawie wyciągu bankowego stanowi nieprawidłowość w obszarze rachunkowości i narusza ład budowany zasadami periodyzacji.
Polecamy serwis: Sprawozdawczość