Niewłaściwe podejście do obrotu gotówkowego w zakresie walut obcych
Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zaliczka np. w EURO, USD itp.
Jednostka wystawia zlecenie płatnicze a NBP wypełniając dyspozycję zawartą w zleceniu wypłaca określoną walutę osobie upoważnionej, często pełniącej funkcję kasjera w urzędzie. Jednocześnie na podstawie Regulaminu NBP obciąża rachunek bieżący wydatków jednostki.
W kolejnej fazie operacji pracownik urzędu, który podjął z NBP walutę wypłaca ją pracownikowi, któremu jest ona należna i ten ostatni potwierdza to podpisem na dokumencie, którym NBP dokonał wypłaty. W ewidencji księgowej urzędu ujmuje się wypływ z rachunku bieżącego wydatków kwoty w PLN i zmniejszenie zobowiązania z tytułu rozrachunków z pracownikiem - subkonto: podróże służbowe zagraniczne.
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa
W rzeczywistości jednak operacja gospodarcza (zakup waluty) rozbita jest na kilka etapów (zdarzeń gospodarczych) i wszystkie one winny być zewidencjonowane.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Zakup waluty i obciążenie rachunku bieżącego wydatków winno się ewidencjonować poprzez konto 141 "Środki pieniężne w drodze".
Następnym krokiem jest przyjęcie waluty do kasy walutowej urzędu. Konieczne są tu zmiany w polityce rachunkowości, czyli dostosowanie tego aktu do obowiązujących przepisów prawnych i do potrzeb urzędu w przedmiocie sprawy.
Kolejna faza to wypłata z kasy walutowej waluty właściwemu pracownikowi. Faktycznie pracownik otrzymuje daną kwotę właśnie z kasy walutowej urzędu i na dokumentach kasowych winien to potwierdzić. Pracownik nie wypłaca z NBP waluty i nie otrzymuje gotówki w PLN z rachunku wydatków, a tak się to często ewidencjonuje. Rozrachunek jest pomiędzy NBP a urzędem i następnie pomiędzy urzędem a pracownikiem. W taki zatem sposób powinien zostać przedstawiony w księgach rachunkowych.
Niestety nieprawidłowości w tej materii występują systematycznie od kilku lat.
Pamiętajmy o tym, iż w polityce rachunkowości istnieje zapis o bezpośredniej wypłacie pracownikowi zaliczki, ale po pierwsze nie ma bezpośredniej wypłaty, bo jak wykazałam gotówkę pobiera kasjer - upoważniony pracownik urzędu inny niż ten wybierający się w podróż służbową. Po drugie zaś - jest to działanie przeciwko zasadzie rzetelnego obrazu rachunkowości i zasadzie "lex superior derogat legi inferiori". Intencje takiego algorytmu postępowania są zupełnie niezrozumiałe w kontekście operacji złotówkowych, których zapisy są poprawne. Podjęcie gotówki z NBP ewidencjonowane poprzez konto 141" Przyjęcie i wypłaty z kasy też są poprawne".
Zobacz również: Paragraf 4420 Podróże służbowe zagraniczne - nieprawidłowości
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. 2013, poz. 330 z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).