Obejmuje całą gamę błędów, do których należą:
● przeprowadzanie inwentaryzacji przez osoby niepowołane, w wyniku samowolnej zmiany składu komisji inwentaryzacyjnej,
● przeprowadzanie inwentaryzacji jednoosobowo przez głównego księgowego,
● przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej, przez komisję o nieprawidłowym składzie (nieposzerzonym o dodatkową osobę, zapewniającą bezstronność spisu z natury),
● przeliczanie wartości pieniężnych przez kasjera zamiast przez członka komisji inwentaryzacyjnej,
● ustalanie liczby poszczególnych banknotów i monet bez dokładnego przeliczenia (na oko), mimo że nie znajdowały się one w oryginalnych, nienaruszonych opakowaniach bankowych,
● podawanie wartości środków pieniężnych znajdujących się w poszczególnych kasach jednostki przez kasjerów komisji inwentaryzacyjnej, która nie była obecna przy ich przeliczaniu.
Zobacz również: Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami
Wszystkie opisane nieprawidłowości należą do kategorii poważnych naruszeń zasad przeprowadzania spisu z natury – ich stwierdzenie powinno skutkować unieważnieniem spisu i powtórzeniem go. Kontrola prawidłowości spisu w tym przypadku powinna być przeprowadzana w trakcie jego trwania lub niezwłocznie po jego zakończeniu, tak aby można było powtórzyć spis na ostatni dzień roku obrotowego.
Przyczynami opisanych nieprawidłowości najczęściej są: nieznajomość zasad przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych lub niedbalstwo pracowników powołanych do komisji inwentaryzacyjnej, rzadziej ich stwierdzenie jest powodem prób zafałszowania wyników spisu w celu ukrycia defraudacji środków. Temu celowi może służyć np. samowolna zamiana członków komisji inwentaryzacyjnej na takich, którzy albo biorą sami udział w defraudacji razem z kasjerem, albo łączą ich z osobą dokonującą defraudacji stosunki rodzinne, przyjacielskie, a także przeprowadzenie inwentaryzacji przez głównego księgowego (powód taki sam jak poprzedni). Z tych samych przyczyn (możliwości ukrycia manka w kasie) nie powinno się praktykować przeliczania gotówki przez samych kasjerów, zawsze powinna to robić przynajmniej dwuosobowa komisja inwentaryzacyjna w obecności kasjera.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
Spis z natury jako podstawowa metoda inwentaryzacji