Organy jednostek samorządu terytorialnego udzielające pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie powinny zwrócić szczególną uwagę na wymaganą formę elektroniczną przekazywania sprawozdań i informacji. Regionalne izby obrachunkowe nie są upoważnione do gromadzenia informacji o udzielonej pomocy publicznej.
Zasady postępowania w sprawach dotyczących pomocy państwa spełniającej przesłanki określone w art. 87 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską określa ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. z 2007 r. nr 59, poz. 404). Nowelizacja, dokonana ustawą z dnia 7 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej i niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 245, poz. 1775), wprowadziła obowiązek monitorowania pomocy publicznej udzielanej w rolnictwie lub rybołówstwie i nałożyła na podmioty udzielające tej pomocy m.in. obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdań do organu monitorującego. Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy organem monitorującym pomoc publiczną w rolnictwie lub rybołówstwie jest minister właściwy do spraw rolnictwa. W związku z tym zakres uregulowań dotyczących przekazywania sprawozdań przez teletransmisje danych w formie elektronicznej poszerzono o formularz zamieszczony w powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej przez ministra właściwego do spraw rolnictwa (art. 32 ust. 8). Istotną zmianę w zakresie dopełnienia obowiązków sprawozdawczych stanowi nałożony na podmioty udzielające pomocy publicznej obowiązek przedstawiania organom monitorującym informacji o nieudzieleniu pomocy w danym okresie sprawozdawczym (art. 32a ust. 1).
Zakres sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie, okresy sprawozdawcze i terminy ich składania oraz wzory formularzy sprawozdań i wzór formularza informacji regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie oraz informacji o nieudzieleniu pomocy (Dz.U. nr 71, poz. 475), które obowiązują od 5 maja 2007 r. Jak wynika z par. 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia - podmioty udzielające pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie - przekazują okresowe sprawozdania o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie, a w związku z par. 5 ust. 2 - przekazują informację o nieudzieleniu pomocy - za każdy miesiąc roku kalendarzowego w terminie 20 dni od dnia zakończenia danego miesiąca.
Szczególną uwagę należy zwrócić na wymaganą formę elektroniczną przekazywania sprawozdań i informacji. Izby nie są upoważnione do gromadzenia informacji o udzielonej pomocy publicznej, w związku z tym sprawozdania przekazane w formie dokumentu w wersji papierowej obowiązane są zwrócić podmiotom przekazującym bądź organom monitorującym.
Na podstawie pisma KRRIO z 6 czerwca 2007 r. KR RIO.004-20/07
RL