Nie, żadne z opisanych rozwiązań - uzupełnianie podpisów przez głównego księgowego po powrocie z urlopu lub podpisywanie dokumentów in blanco - nie jest dopuszczalne. Niestety kontrole przeprowadzane w małych i średniej wielkości jednostkach organizacyjnych wykazują bardzo często nieprawidłowość polegającą na tym, że w czasie nieobecności głównego księgowego (tak planowanych, np. urlopów wypoczynkowych, jak i nieplanowanych, np. zwolnień lekarskich) do zaciągania zobowiązań oraz dokonania wydatków budżetowych dochodzi na podstawie dokumentów nieskontrolowanych i niezatwierdzonych przez głównego księgowego, który po powrocie do pracy uzupełnia brakujące podpisy na dowodach źródłowych z wstecznymi datami albo nie podając dat dokonania kontroli wstępnej.
Polecamy produkt: Ustawa o finansach publicznych z komentarzem do zmian (PDF)
Postępowanie takie naraża jednak głównego księgowego na odpowiedzialność za nieprawidłowe operacje, które zatwierdza z wyprzedzeniem (podpisując dowody in blanco) lub post factum. Może to być odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub nawet odpowiedzialność karna, jeśli na podstawie takich dowodów zostanie popełniona defraudacja. W praktyce za ustalenie w ramach procedur kontroli zarządczej zasad pełnienia zastępstw i realizowania operacji gospodarczych pod nieobecność głównego księgowego odpowiada kierownik jednostki. W tym względzie stosowane są następujące rozwiązania (zależne od obsady komórki księgowości):
- rozwiązanie 1 - utworzenie w strukturze organizacyjnej jednostki stanowiska zastępcy głównego księgowego,
- rozwiązanie 2 - powierzenie obowiązków w zakresie zastępowania głównego księgowego kierownikowi komórki finansowo-budżetowej,
- rozwiązanie 3 - czasowe powierzenie obowiązków głównego księgowego innym pracownikom księgowości jednostki, mającym odpowiednią wiedzę.
Podstawa prawna:
Art. 4 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 168)
Oprac. Izabela Motowilczuk
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa