Dokumentacja opisującą zasady (politykę) rachunkowości powinna zawierać określenie aktualnej wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).
Przykład
Załącznik nr ...
do Zarządzenia kierownika nr ...
stanowiącego zasady (politykę) rachunkowości
dla …………….……………...….. (nazwa jednostki)
Wykaz i opis działania programów komputerowych wprowadzonych do stosowania niniejszym zarządzeniem (lub stosowanych) w jednostce …………….. (nazwa) na potrzeby obsługi finansowo-księgowej, płac i kadr, ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, realizacji operacji bezgotówkowych i obsługi budżetu jednostki ………... (np. nazwa JST)
Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm.) ustala się wykaz programów wprowadzonych do stosowania niniejszym Zarządzeniem (lub stosowanych) w jednostce …………….. (nazwa) na potrzeby obsługi finansowo-księgowej, płac i kadr, ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, realizacji operacji bezgotówkowych i obsługi budżetu jednostki ……………... (np. nazwa JST):
- program finansowo-księgowy pod nazwą ……………… (nazwa), którego autorem jest firma …………………….. (nazwa i siedziba),
- program kadrowy pod nazwą ……………… (nazwa), którego autorem jest firma …………………….. (nazwa i siedziba),
- program płacowy pod nazwą ……………… (nazwa), którego autorem jest firma …………………….. (nazwa i siedziba),
- program do obsługi ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych pod nazwą ……………… (nazwa), którego autorem jest firma …………………….. (nazwa i siedziba),
- system komputerowy z zakresu świadczenia usług bankowości elektronicznej wykorzystywany na podstawie umowy zawartej z …………… (nazwa i siedziba banku) do realizacji operacji bezgotówkowych,
- program ……………. (nazwa) wykorzystywany do ewidencji budżetu i ewidencji zmian w budżecie jednostki ………… (np. nazwa JST), sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych oraz przesyłania tych danych, udostępniony przez ………… (np. Ministerstwo Finansów) za pośrednictwem …………… (nazwa ewentualnej jednostki pośredniczącej, jeśli taka jednostka występuje). Uwaga! Ten zapis jest niezbędny w sytuacji, gdy taką drogą otrzymane oprogramowanie jest stosowane w jednostce.
W dalszej części polityki rachunkowości należy zamieścić opis oraz sposób działania wymienionych programów komputerowych. Ważne, aby zawrzeć także analizę zgodności programu finansowo-księgowego z uor.
W PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej nr 7/2014 można znaleźć m.in. następujące wzory:
- protokół potwierdzający przyjęcie programu finansowo-księgowego do użytkowania,
- protokół potwierdzający przyjęcie programu kadrowego do użytkowania,
- protokół potwierdzający przyjęcie programu płacowego do użytkowania,
- protokół potwierdzający przyjęcie programu do obsługi ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania,
- instrukcję określającą sposób zarządzania systemami informatycznymi.
Podstawa prawna
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 768)
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej