Szczególnym przypadkiem pozyskania środka trwałego jest jego ujawnienie (stwierdzenie nadwyżki). Ujawnienie nieobjętego ewidencją księgową środka trwałego wymaga ustalenia przyczyny powstania nadwyżki. Warunkuje ona możliwość uznania oraz sposób wyceny i ujęcia ujawnionego środka trwałego. Gospodarka aktywami rzeczowymi zaliczanymi do środków trwałych w jednostkach sektora finansów publicznych oparta jest m.in. na zapisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).
Jednym z etapów prawidłowo prowadzonego procesu inwentaryzacji jest upewnienie się przez członków komisji inwentaryzacyjnej, że osoby odpowiedzialne za objęte spisem środki trwałe złożyły księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objęte spisem środków trwałych zostały mu przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter zgodny z zaprezentowanym w schemacie.
Schemat. Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych
W opisanym przypadku różnice mają charakter ilościowy, w postaci nadwyżki. Przyczyna powstania różnic inwentaryzacyjnych po ich uzgodnieniu wskazuje jednak na nieprawidłowy obieg dokumentów, a nie rozbieżność w stanie faktycznym majątku.
Komisja inwentaryzacyjna, rozpatrując przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych, w pierwszej kolejności ustala, czy różnice te nie są pozorne. Różnice pozorne, zarówno niedobory, jak i nadwyżki, mogą powstać wskutek błędów i pomyłek w dokumentach obrotu środkami lub w ewidencji księgowej, a także błędów popełnionych podczas czynności spisowych, na przykład wskutek pominięcia podwójnego ujęcia jakiegoś składnika bądź błędu w pomiarze. Różnica pozorna może też wynikać z pomyłki przy wycenie wyników spisu.
Po wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawierający propozycje co do sposobu rozliczenia powstałych różnic inwentaryzacyjnych i przedstawia go kierownikowi jednostki, a do protokołu dołącza zestawienie różnic ilościowych i jakościowych lub zestawienia zbiorcze. Kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji, wprowadzając uprzednio ewentualne zmiany, po zapoznaniu się z opinią księgowego. Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych, pod datą spisu, nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego.
Zobacz: Inwentaryzacja
Stosownie do zapisów art. 27 ust. 2 uor, ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Ujęcie ujawnionego środka trwałego powinno nastąpić na podstawie posiadanej dokumentacji, a wartość początkowa ustalona zgodnie z zapisami art. 28 ust. 1 uor, gdzie wskazano, że środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z art. 32. ust 1 uor, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się w drodze systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego. Nie należy amortyzować środków trwałych wstecz.
Podstawa prawna
art. 27 ust. 2, art. 32 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650)
©℗
Jarosław Jurga
ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp