Dlatego rekomendować należy podchodzenie z należytą starannością do całokształtu obowiązków odnośnie sprawozdawczości w sektorze finansów publicznych.
W rozważanej materii powstaje triada obligacji odnośnie:
- sporządzania
- przekazywania
- przechowywania
sprawozdań w zakresie operacji finansowych.
Podstawy prawne każdej z wymienionych faz procesu związanego z obowiązkiem jednostek sprawozdających stanowią zarówno zewnętrzne akty prawne, jak i wewnętrzne.
Zobacz również: Sprawozdania w zakresie operacji finansowych - okres przechowywania
Jednostki sektora finansów publicznych przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r., Nr 43, poz. 2447), wydanego na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 28 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn.zm.) są zobowiązane do sporządzania i składania sprawozdań w zakresie operacji finansowych.
Znajdujące się w rozporządzeniu regulacje traktują m.in. o okresach sprawozdawczych oraz terminach złożenia sprawozdań, przypisują konkretne sprawozdania właściwym co do rodzaju jednostkom, a także określają adresatów sprawozdań.
Wewnętrznym aktem prawnym precyzującym rozważane tu kwestie jest polityka rachunkowości. To właśnie zapisami polityki rachunkowości winno się uszczegółowić dotyczące jednostkę okresy sprawozdawcze.
Pamiętajmy, że zgodnie ze szczególnymi zasadami rachunkowości ujętymi Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
Właściwą praktyką jest również i to, że polityka rachunkowości ujmuje zagadnienia odnośnie terminów przekazania sprawozdań jednostkom, które są ich odbiorcami. Ta kwestia wydaje się być ważną ,a szczególnie w kontekście wymogu, iż przekazanie już sporządzonych sprawozdań następuje w terminach umożliwiających ich odbiorcom sporządzenie sprawozdań łącznych lub zbiorczych.
Co do zasady, wytyczne w tej sprawie generuje jednostkom sprawozdającym ta jednostka, której zdaje się sprawozdania. Jeśli jednak okresy sprawozdawcze i terminy przekazania sprawozdania zostają wkomponowane w politykę rachunkowości, zarówno w jednostce podległej, jak i jednostce nadrzędnej, która jest zobowiązana do wykonywania sprawozdań łącznych/zbiorczych, to cały proces sprawozdawczości nabiera parametru transparentności, a przez to i efektywności.
Formę przechowywania sprawozdań determinuje forma ich sporządzania.
Sprawozdania z zakresu operacji finansowych sporządza się w formie dokumentu papierowego oraz w formie elektronicznej. Przy przekazywaniu sprawozdań obowiązuje zasada, że dane ze sprawozdań w formie elektronicznej są tożsame z danymi formy dokumentu papierowego.
Istnieje prawem dopuszczana możliwość (gdy obowiązek sprawozdawczy dotyczy budżetu jednostek samorządu terytorialnego) przekazania sprawozdań jedynie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a pliki w formie elektronicznej zgadzają się ze strukturami opracowanymi przez Ministerstwo Finansów, udostępnianymi na stronach BIP ministerstwa.
Wywołuje to reperkusje co do formy przechowywania sprawozdań z zakresu operacji finansowych.
Polecamy serwis: Sprawozdawczość