Sprawozdania w zakresie operacji finansowych - okres przechowywania

Okres przechowywania sprawozdań w zakresie operacji finansowych

Wydaje się, że bezpośrednią implikacją takiego zapisu jest trwały okres przechowywania sprawozdania.

Alternatywna płaszczyznę rozważań do interpretacji zapisów rozporządzenia odnośnie okresu przechowywania sprawozdań z zakresu operacji finansowych stanowi algorytm postępowania, w którym elementem prejudycjalnym jest decyzja kierownika jednostki co do faktu uznania przedmiotowego sprawozdania za ważne dokumenty (poprzez politykę rachunkowości), które tak jak zatwierdzone sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu.

Stanowisko kierownika jednostki winno uwzględniać fakt, iż generowane sprawozdaniami informacje są podstawą podejmowania decyzji strategicznych, operacyjnych, taktycznych, zarówno przez interesariuszy wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Zobacz również: Nieprawidłowości dotyczące klasyfikacji budżetowej oraz sprawozdań budżetowych i w zakresie operacji finansowych

Pamiętać też należy, że aby zapewnić realizację celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez kontrolę zarządczą, a także poprzez jej systematyczną ocenę i czynności doradcze audytem wewnętrznym - winno zapewnić się m.in. wiarygodność sprawozdań (na przykład przy kontroli ex post trzeba dysponować sprawozdaniami, aby je weryfikować).

Algorytm postępowania obejmuje też i inną opcję.

W przeciwieństwie do sprawozdań budżetowych, na podstawie których dokonuje się prawem przewidzianych przeksięgowań, co implikuje uznanie takiego typu sprawozdań za dowody księgowe, sprawozdania z  zakresu operacji finansowych mieszczą się w grupie pozostałych dokumentów, które zgodnie z ustawą  z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. Z 2003 r. Nr 60, poz.535 z późn. zm.) należy przechowywać  5 lat.

Wytyczne co do sposobu przechowywania dokumentacji pochodzą z ustawy o rachunkowości.

Sprawozdania przechowuje się w należyty sposób i winno się chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, zniszczeniem. Zasady w przedmiocie sprawy wynikają bezpośrednio z wymogów odnośnie ochrony danych (obligatoryjny element polityki rachunkowości), a przez to i całego systemu rachunkowości.

Również ustawa o rachunkowości w art. 73 precyzuje nam fakt, że wyłączeniem m.in. innych ważnych dokumentów określonych decyzjami kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, treść tych dokumentów może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów.

Taka sytuacja jest jednak obarczona warunkiem posiadania przez jednostkę urządzeń pozwalających na odtwarzanie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Nadto, zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty winny być przechowywane w jednostce, chyba że zostaną przekazane do przechowywania innej jednostce, która świadczy usługi w zakresie przechowywania dokumentów w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym-adekwatnie do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych z podziałem na okresy sprawozdawcze i generalnie w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Reasumując zatem rozważania odnośnie okresów przechowywania sprawozdań z zakresu operacji finansowych, uwzględniając stan faktyczny, w tym specyfikę jednostek sektora finansów publicznych ze szczególną funkcja sprawozdawczości w tym sektorze, bo odnoszącą się do procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz sytuację prawną, winno się uznać podstawową rekomendację obowiązku trwałego przechowywania sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

Polecamy serwis: Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych