Jeżeli w danym miesiącu pracodawca dokonał jakiejkolwiek wypłaty ze stosunku pracy na rzecz pracownika (dotyczy to np. dodatku, nagrody, premii), to należy uwzględnić pracownicze koszty uzyskania przychodów niezależnie od tego, czy pracownik świadczył pracę przez cały miesiąc, czy też nie przepracował w tym miesiącu ani jednego dnia.
Przychodami ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Dotyczy to w szczególności: wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika, jak również wartości innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof).
Takie uregulowanie oznacza, że jeżeli mimo istnienia stosunku pracy pracownik w danym miesiącu nie otrzymuje przychodu z tego tytułu (np. przebywa na zasiłku chorobowym), pracodawca nie może w tym miesiącu uwzględnić pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli natomiast w danym miesiącu pracownik, poza zasiłkiem chorobowym, otrzymał przykładowo dodatek stażowy czy też nagrodę uznaniową lub jubileuszową, które są przychodami ze stosunku pracy, od tych świadczeń płatnik powinien naliczyć pracownicze koszty uzyskania przychodów. To samo dotyczy kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek (tzw. ulga podatkowa).
Podstawa prawna
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894)