Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych prowadzony jest na podstawie decyzji Zarządu spółki. Zarząd Spółki prowadzi sprawy Spółki i reprezentuje ją na zewnątrz, jest elementem nadzoru właścicielskiego, komunikuje się z Radą Nadzorczą oraz organem właścicielskim. Audyt wewnętrzny poprzez swoje niezależne i obiektywne działania oraz dokonywanie oceny procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego stanowi wsparcie dla podejmowanych działań przez Zarząd Spółki.
Podstawy prowadzenia audytu wewnętrznego w spółkach komunalnych
Spółki komunalne prowadzone są przez jednostki samorządu terytorialnego, a ich działalność dotyczy realizacji zadań publicznych, w oparciu o Ustawę o gospodarce komunalnej.
Jednostki samorządu terytorialnego stanowią sektor finansów publicznych, zaś spółki komunalne, które są przez nie prowadzone w oparciu o Kodeks spółek handlowych zostały wyłączone z podmiotów, które tworzą sektor finansów publicznych ( art. 9 pkt. 14 Ustawy o finansach publicznych).
Podstawą zaś funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych jest Ustawa o finansach publicznych (dział VI) oraz akty wykonawcze.
Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych - rola zarządów
Pomimo to, że spółki komunalne często określa się jako samorządowe osoby prawne, podstawą prowadzenia audytu wewnętrznego w spółkach komunalnych nie będzie Ustawa o finansach publicznych, będzie to decyzja Zarządu Spółki. Warto jednak podkreślić, że spółki komunalne wykonują zadania publiczne oraz podlegają nadzorowi ze strony organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego i Rady Nadzorczej, dlatego istotne jest podejmowanie działań zarządczych w oparciu o dobre praktyki.
Forma i charakter prowadzenia audytu wewnętrznego w spółce w dużej mierze zależy od Zarządu Spółki. To Zarząd spółki wyznacza kierunek działań i to Zarządowi Spółki służy audyt wewnętrzny.
Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych - rola rad nadzorczych
Rada Nadzorcza sprawuje zaś stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W wykonywaniu nadzoru udziela zaleceń, podejmuje uchwały, sprawuje kontrolę formalną, finansową i merytoryczną, również poprzez wgląd do wyników działalności audytu wewnętrznego.
Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych - compliance
Szukając podstaw funkcjonowania audytu wewnętrznego w spółkach, należy dostrzec również Dobre Praktyki Spółek Notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych (przyjętych przez Radę giełdy Uchwałą Nr 13/1834/2021), zgodnie z którymi spółka giełdowa utrzymuje skuteczne systemy: kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz nadzoru zgodności działalności z prawem (compliance), a także skuteczną funkcję audytu wewnętrznego, odpowiednie do wielkości spółki i rodzaju oraz skali prowadzonej działalności, za działanie których odpowiada zarząd (rozdział 3. Systemy i funkcje wewnętrzne). Ponadto, określają, że kierujący audytem wewnętrznym podlega organizacyjnie prezesowi zarządu, a funkcjonalnie przewodniczącemu komitetu audytu lub przewodniczącemu rady nadzorczej. Tak określona konstrukcja podległości wskazuje na niezależność funkcji audytu wewnętrznego jak również ważną rolę Rady Nadzorczej w komunikacji z audytem wewnętrznym. Audyt wewnętrzny wspiera również Radę w wykonywaniu nadzoru nad działalnością Spółki.
Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych - dobre praktyki
Spółki komunalne mogą wykorzystywać, w ramach dobrych praktyk, narzędzie jakim jest audyt wewnętrzny, w celu wzmocnienia nadzoru wewnętrznego nad obszarami w zakresie ich działalności.
Audyt wewnętrzny w spółce powinien być dostosowany do jej wielkości i struktury. Powinna być zapewniona niezależność audytu poprzez właściwe jego umiejscowienie w strukturze organizacyjnej (Prezes, Rada Nadzorcza). Audytorzy wewnętrzni z uprawnieniami do wykonywania zawodu prowadzą swoją działalność w oparciu o Definicję audytu wewnętrznego, Kodeks etyki oraz Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego wydane przez Instytut Audytorów Wewnętrznych z siedzibą w Altamonte Springs w stanie Floryda w Stanach Zjednoczonych.
Audytorzy wewnętrzni nie są odpowiedzialni za procesy zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej, ale poprzez swoje oceny, badania, analizy i zalecenia, wspierają Zarząd i Radę we właściwej realizacji tych procesów.
Audyt wewnętrzny a zadania spółek komunalnych
Gospodarka komunalna prowadzona przez spółki komunalne dotyczy m.in. takich zadań jak:
- Ochrona zdrowia,
- Gospodarka wodno- ściekowa,
- Utrzymanie czystości,
- Lokalny transport zbiorowy,
- Utrzymanie dróg,
- Gospodarka nieruchomościami,
- Edukacja publiczna,
- Pomoc społeczna.
Audyt wewnętrzny w spółkach komunalnych - środki publiczne
Na realizację tych zadań, służących zaspokajaniu zbiorowych potrzeb ludności, spółki otrzymują środki publiczne, a co za tym idzie istotne jest prowadzenie gospodarki ekonomiczno- finansowej w sposób skuteczny, oszczędny i wydajny. Procedury audytu w dziedzinach prowadzonych przez spółki działalności mogą usprawnić nie tylko organizację wewnętrzną czy komunikację, ale również wpłynąć na zwiększenie efektywności realizowanych zadań, oszczędności i wydajności. Zarząd może zlecać komórce audytu także badanie usług z działalności wspomagającej jak kadry, płace, udzielanie zamówień publicznych, prowadzenie gospodarki odpadowej, utrzymanie systemów informatycznych czy ciągłość działania. Audyt może być również angażowany w przegląd procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem czy przegląd mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy, jak również do udziału w zespołach zadaniowych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej.
Media
Audyt wewnętrzny - kwalifikacje audytorów
Należy też mieć na uwadze, że audytorzy, poprzez obowiązek nieustannego kształcenia się, posiadają wysokie kompetencje, reprezentują wiedzę ekspercką, dzięki której mogą przyczyniać się do usprawnienia procesów, co w efekcie może przynieść ogromne korzyści dla spółki. Audytorzy wewnętrzni poprzez dogłębne poznawanie struktury oraz celów działalności spółki, rozumieją kwestie zarządcze oraz poprzez swoje niezależne i obiektywne badanie mogą przyczynić się do poprawy jakości kultury organizacji, komunikacji wewnętrznej czy sprawozdawczości finansowej.
Audyt wewnętrzny stanowi wartością dodaną, wspiera Zarząd w budowaniu kultury organizacyjnej i podejmowaniu decyzji zarządczych.
Iwona Laskowska
Praktykujący audytor, posiada kwalifikacje CGAP, Audytor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz Zarządzania Ciągłością Działania, posiada wiedzę z zakresu metodyki zarządzania projektami potwierdzoną certyfikatami PRINCE 2 Foundation oraz AGILE PM Foundation. Posiada wieloletnie doświadczenie zawodowe w jednostkach sektora prywatnego i publicznego, w tym w strukturach kontroli i audytu wewnętrznego. Wdrożyła audyt wewnętrzny w dużej spółce komunalnej prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego, trener i szkoleniowiec.