Kontrola zużycia druków ścisłego zarachowania powinna być zorganizowana w taki sposób, aby była możliwość prześledzenia drogi każdego pojedynczego druku od chwili jego zakupu aż do chwili rozliczenia odpowiednich składników majątkowych po jego wykorzystaniu, i jego anulowania, np. na skutek błędnego wypełnienia lub wyjścia z użycia.
Do druków, za pomocą których można dokonać defraudacji środków publicznych, zalicza się wszelkie pokwitowania:
1) wpłaty gotówki do kasy:
● kwitariusze przychodowe,
● uniwersalne kwitariusze przychodowo-rozchodowe,
● dowody wpłaty określonych należności, np. opłaty targowej,
● druki KP – „Kasa przyjmie”,
● inne formularze zatwierdzone do stosowania w danej jednostce, np. drukowane z systemu komputerowego pokwitowania wpłaty łącznego zobowiązania pieniężnego w gminnych organach podatkowych;
2) wypłaty gotówki z kasy:
● druki KW – „Kasa wypłaci”,
● uniwersalne kwitariusze przychodowo-rozchodowe,
● inne dowody własne zatwierdzone do stosowania w jednostce przez jej kierownika,
- jak również formularze służące do wypłaty gotówki lub obciążania rachunków bankowych (czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe) oraz magazynowe dokumenty przychodowo-rozchodowe, dające dostęp do zapasów środków obrotowych jednostki. Ścisłą ewidencją i kontrolą powinny być objęte także wszelkie bilety, karnety, płatne zaproszenia do państwowych i samorządowych instytucji kultury oraz ośrodków sportu i rekreacji, a także na imprezy organizowane przez te jednostki (koncerty, przedstawienia, bale) oraz bilety uprawniające do przejazdu publicznymi środkami transportu zbiorowego.
Zobacz również: Błędne daty operacji gospodarczych w księgach rachunkowych
Procedury kontroli zarządczej I stopnia ustalane w jednostce na podstawie art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), nacelowane na zapobieganie defraudacji przy użyciu druków ścisłego zarachowania, powinny obejmować obowiązki:
● ocechowania druków (poprzez nadanie im nazwy „druk ścisłego zarachowania” oraz niepowtarzalnego symbolu (składającego się z cyfr lub liter i cyfr) najpóźniej w chwili przyjęcia ich na stan jednostki,
● bieżącego ewidencjonowania przychodów i rozchodów druków,
● wydawania druków tylko na podstawie upoważnienia do ich pobrania i za pokwitowaniem,
● przechowywania druków w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieupoważnionych,
● okresowego sprawdzania w drodze inwentaryzacji zgodności stanu faktycznego druków ze stanem ewidencyjnym,
● komisyjnego likwidowania druków wycofanych z użycia.
Przy ustalaniu procedur kontroli zarządczej istotne jest, aby w przepisach wewnętrznych wyraźnie określić rodzaje druków objętych szczególnymi zasadami ewidencji i kontroli oraz w sposób wyraźny powierzyć poszczególnym pracownikom jednostki (np. w ich zakresach czynności) obowiązki w zakresie przechowywania i ewidencji tych druków. Niedochowanie tych warunków może skutkować poważnymi nieprawidłowościami.
Więcej czytaj w artykule: Zapobieganie defraudacji w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania >>>
W artykule przeczytasz m.in.:
- Jakie są najczęstsze nieprawidłowości w gospodarce drukami ścisłego zarachowania
- Jakie luki mogą wystąpić w systemie kontroli zużycia takich druków
- Które stanowiska w jednostce są najbardziej narażone na możliwość dokonania defraudacji w zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania