Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592) Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09.03.2009 roku w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z §1 rozporządzenia podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób, skorygowana w końcu roku do faktycznej, przeciętnej liczby zatrudnionych osób.
Do ustalenia faktycznej liczby zatrudnionych przyjmuje się m.in.:
- pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, na czas nieokreślony lub określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (w tym na czas zastępstwa),
- pracowników przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich,
- pracowników sezonowych, jeśli zawarto z nimi umowę o pracę,
- pracowników zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych oraz w systemie robót publicznych,
- pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie w stosunku pracy),
- pracowników zatrudnionych w Polsce, a oddelegowanych do pracy za granicą,
- pracowników zatrudnionych w warunkach telepracy (w oparciu o umowę o pracę).
Polecamy: Forum
Nie zalicza się natomiast do przeciętnego zatrudnienia: osób wykonujących pracę nakładczą, osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, osób korzystających z urlopów bezpłatnych, osób z którymi została zawarta umowa cywilnoprawna, osób uprawnionych do pobierania świadczenia lub zasiłku przedemerytalnego (gdy została z nimi rozwiązana umowa o pracę) oraz poborowych odbywających u pracodawcy zastępczą służbę wojskową (jeśli nie łączą ich z pracodawcą indywidualne umowy o pracę).
Zgodnie z art. 6 ustawy równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Oznacza to, że w terminie do 30 września na rachunek Funduszu musi wpłynąć pozostałe 25% odpisu rocznego.
Według rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych podstawę odpisu stanowi planowana liczba osób (w przeliczeniu na pełne etaty) skorygowana w trakcie roku do faktycznej liczby osób. W trakcie trwania roku budżetowego pracodawca ma obowiązek urealnienia rzeczywistej liczby zatrudnionych pracowników i dokonania korekty naliczenia. W przypadku gdy faktyczne zatrudnienie i związany z nim odpis jest wyższy od zakładanego, wówczas pracodawca ma obowiązek przekazać dodatkową kwotę odpisu jeszcze w trakcie roku budżetowego.
Pamiętać przy tym należy o wcześniejszym zwiększeniu planu §4440 Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, aby nie dopuścić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych z tytułu dokonania wydatku budżetowego przekraczającego plan finansowy.
Natomiast w sytuacji, gdy rzeczywiste zatrudnienie jest niższe od planowanego, pracodawca administrujący Funduszem obowiązany jest zwrócić środki. Może to uczynić nawet w ostatnich dniach roku budżetowego bez obawy naruszenia przepisów. Należy jednak być przygotowanym na taką ewentualność i nie dopuścić do sytuacji, w której na rachunku bankowym Funduszu nie ma już środków w wysokości zabezpieczającej kwotę zwrotu.
Polecamy serwis: Pracownicy