Zgodnie z kodeksem pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, ustalonego przez pracodawcę, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Co prawda pracodawca nie jest związany deklaracją pracownika, jednak powinien je w miarę możliwości uwzględnić.
Zgoda pracodawcy
Samo jednak sporządzenie planu urlopów nie uprawnia pracownika do wykorzystania tego urlopu bez dodatkowego powiadomienia pracodawcy, chociaż w doktrynie na ten temat pojawia się wiele sporów. Dla pracownika bezpieczniej jest jednak złożyć np. wniosek o urlop. Odpowiednie powiadomienie pracodawcy o chęci wzięcia urlopu uchroni pracownika przed negatywnymi konsekwencjami. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego (I PRN 82/79). Zgodnie z wykładnią SN plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest dodatkowe wyrażenie zgody przez pracodawcę (np. poprzez wydanie karty urlopowej), aby pracownik wykorzystał urlop w konkretnym terminie.
Tezę tę potwierdził w swoim wyroku Sąd Najwyższy (I PKN 306/00). Zdaniem SN pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu nieprzewidzianego w planie urlopów urlopu wypoczynkowego nie może bez wyraźnej akceptacji pracodawcy wykorzystać tego urlopu. Takie samowolne powstrzymanie się od wykonywania pracy może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Zobacz serwis: Urlopy
Mimo wpisania urlopu w plan, pracownik zobowiązany jest uzyskać zgodę pracodawcy na wykorzystanie urlopu np. w formie podpisu pod wnioskiem o urlop.
Planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie. Pracownikowi przysługuje nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym.
Brak planu urlopów również dopuszczalny
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przesunięcie terminu urlopu
Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Zobacz: Zmiany terminów urlopowych
Sporządzenie planu urlopów
Pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia planu urlopów. Od pracodawcy zależy czy będzie to plan miesięczny, kwartalny czy roczny. Przy sporządzaniu plany należy pamiętać o tym, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jako że pracownicy już od początku każdego roku uzyskują nową pulę urlopu, pracodawca zobowiązany jest sporządzenia urlopów odpowiednio wcześniej. Pomimo braku w kodeksie pracy dokładnej daty sporządzenia planów, można przyjąć, że plan urlopu powinien być ustalony najpóźniej z końcem roku poprzedniego, czyli do dnia 31 grudnia.