W aktualnym porządku prawnym wymagane jest przechowywanie teczki osobowej z pełną dokumentacją pracownika aż przez 50 lat. Znaczna część zachowywanych dokumentów nie jest przydatna. Dodatkowo wymagane jest przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. Materia ta uregulowana jest przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 nr 38 poz. 173).
Unormowana wspomnianą ustawą jest także sytuacja, kiedy pracodawca zostaje postawiony w stan likwidacji lub upadłości. Wówczas, zgodnie z obecnymi regulacjami, pracodawca jest zobowiązany do wskazania podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Pracodawca musi zapewnić środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.
Zobacz również: Korzyści z zatrudniania osób niepełnosprawnych
Zgodnie z danymi szacunkowymi łączny koszt administracyjny u przedsiębiorców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 130 mln zł w skali roku.
W omawianym projekcie Kodeksu pracy mają obowiązywać trzy okresy przechowywania dokumentów pracowniczych. Pierwszy z nich to czas zatrudnienia danego pracownika, ponieważ po ustaniu stosunku pracy znosi się obowiązek przechowywania niektórych dokumentów. Następnie mamy do czynienia z 5-letnim okresem po ustaniu zatrudnienia - przez ten czas należy przechowywać dokumentację, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy. Ostatni okresem jest okres 50 lat. Taki termin byłby obowiązujący dla dokumentów przechowywanych do celów emerytalno-rentowych.
Proponowane zmiany nie będą dotyczyły dokumentacji pracowników podlegających szczególnym przepisom np. w administracji publicznej, służbach mundurowych.
Nowe rozwiązania będą dotyczyć najszerszej kategorii pracowników, wobec których zastosowanie mają zasady ogólne.
W omawianym zakresie Konfederacja Lewiatan (organizacja biznesowa, która reprezentuje interesy pracodawców w Polsce i Unii Europejskiej) także postuluje znaczące zmiany. Obok zmian przewidzianych w projekcie rządowym postulowana jest także możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.
Jak wskazują eksperci z Lewiatana dalsze długoletnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe do wykonania. Negatywnym aspektem tego rozwiązania są tylko koszty. Aktualnie na rynku pracy jest większa rotacja pracowników niż jeszcze kilka lat temu, a to powoduje generowanie coraz większej ilości dokumentów.
Podstawa prawna:
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (projekt z dnia 27.03.2015 r.).
Polecamy serwis: Kadry i płace