W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości powinien być określony sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Przedstawiamy przykładowy zapis polityki rachunkowości w tym zakresie.
§ ...
1. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna):
1) konta ksiąg pomocniczych powinny być prowadzone co najmniej dla:
a) środków trwałych (011), wartości niematerialnych i prawnych (020) oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych (071), których ewidencja prowadzona jest również w tablicach amortyzacyjnych sporządzanych za kolejne lata obrotowe w kartach analitycznych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
b) pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013, wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020, o wartości nieprzekraczającej 3500,00 zł, oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych ewidencjonowanych na koncie 072,
c) rozrachunków z kontrahentami,
d) rozrachunków z pracownikami,
e) pozostałych rozrachunków,
f) kosztów i przychodów, dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz innych istotnych dla jednostki składników majątku lub źródeł jego finansowania;
2) sumy sald kont pomocniczych powinny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej.
2. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów dokonanych na kontach księgi głównej, prowadzi się w porządku chronologicznym, jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej; zapisy na kontach ksiąg pomocniczych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego, a ich forma dostosowywana jest każdorazowo do przedmiotu ewidencji przyjętego dla danego konta syntetycznego.
3. Konta pozabilansowe pełniące funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną prowadzone są z zachowaniem zasady zapisu jednokrotnego, a zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów; zapisy dokonane na kontach pozabilansowych nie podlegają uzgodnieniu z zapisami dokonanymi w innych urządzeniach ewidencyjnych.
4. Konta pozabilansowe prowadzi się w jednostce …….. (nazwa) dla:
1) ………… (można tutaj wstawić kolejno symbole i nazwy kont pozabilansowych, wybierając je z rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej);
2) ................... (ponadto można też włączyć dodatkowo inne konta pozabilansowe według potrzeb, np.:
2a) 091 „Środki trwałe w likwidacji”,
2b) 092 „Pozostałe środki trwałe w likwidacji”,
2c) 093 „Środki trwałe obce w używaniu”,
2d) 094 „Pozostałe środki trwałe obce w używaniu”,
2e) 910 „Zabezpieczenia w formie niepieniężnej”,
2f) 987 „Plan finansowy dochodów budżetowych jednostki”).
5. Konta pozabilansowe dla budżetu jednostki [ORGANU] ……. (np. nazwa JST) prowadzi się w następującym zakresie:
1) ...................... (można tutaj wstawić kolejno symbole i nazwy kont pozabilansowych, wybierając je z rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej);
2) ...................... (ponadto można włączyć dodatkowo inne konta pozabilansowe według potrzeb, np.:
2a) 986 „Plan finansowy dochodów budżetowych organu”,
2b) 988 „Udzielone poręczenia w roku budżetowym”).
6. Jednostka …….. (nazwa) prowadzi księgi rachunkowe z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego, stąd wydruki komputerowe powinny być:
1) trwale oznaczone nazwą (pełną/skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
2) wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i daty sporządzenia,
3) powinny mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym,
4) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
7. ................. (uwzględniając specyfikę jednostki, treści zawarte w ust. 1–6 należy stosownie odnieść do programu komputerowego służącego do prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych JST lub ewidencji podatków i niepodatkowych należności budżetowych przez organy podatkowe podległe ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych).
Warto skorzystać z przykładowego wzoru zarządzenia kierownika jednostki ustalającego zasady (politykę) rachunkowości i zawierającego w swej treści praktyczne wskazówki oraz rozwiązania znajdującego się w PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej nr 7/2014
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 768)
Źródło: PORADNIK Rachunkowości Budżetowej 7/2014
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa