Nieprawidłowe jest również niedokonanie kolejnej weryfikacji realnej wartości tych składników majątkowych i przepisanie danych z dokumentacji poprzedniej inwentaryzacji okresowej. Jest tak dlatego, że nawet jeśli pewny jest fakt, że brak zarejestrowanych operacji na koncie analitycznym danego składnika aktywów lub pasywów nie jest wynikiem nieprawidłowości w ewidencji (np. nieujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych bądź ujęcia jej na niewłaściwym koncie analitycznym), to z natury niektórych składników majątkowych wynika, że w ciągu roku obrotowego mogą one nawet bez dokonywania żadnych operacji gospodarczych zmienić swoją rzeczywistą wartość. Na przykład:
- na skutek zmian sytuacji faktycznej i wzajemnych stosunków wierzycieli/dłużników należności mogą zmieniać kwalifikację z należności niezagrożonych na należności wątpliwe, sporne, nieściągalne itp., w związku z czym konieczne jest dokonanie lub skorygowanie odpisów aktualizujących ich wartość lub podjęcie decyzji o ich odpisaniu,
- należności i zobowiązania mogą ulec przedawnieniu, co spowoduje, że kontrahenci jednostki bądź jednostka w sposób skuteczny będą mogli uwolnić się od obowiązku ich spłaty, co powinno spowodować odpisanie ich wartości w księgach rachunkowych jednostki,
- na skutek podjęcia przez właściwy organ decyzji o zaniechaniu rozpoczętej w latach ubiegłych inwestycji w zakresie budowy/modernizacji środków trwałych lub o przekazaniu ich do realizacji innej jednostce poniesione na nią nakłady powinny być odpowiednio odpisane z ksiąg rachunkowych bądź rozliczone i przekazane innej jednostce, która będzie odtąd odpowiedzialna za jej kontynuację.
Podsumowując – inwentaryzacją w drodze weryfikacji sald należy objąć wszystkie salda aktywów i pasywów występujące na koniec danego roku obrotowego w jej księgach rachunkowych zarówno te wykazane na kontach analitycznych, które wykazywały obroty, jak i te, na których nie zarejestrowano żadnych operacji gospodarczych. W przypadku tych ostatnich inwentaryzacja będzie jedynie o tyle łatwiejsza i szybsza do przeprowadzenia, że skróci się czas potrzebny na kompletowanie dokumentacji źródłowej, zebranej podczas poprzednich inwentaryzacji, nadal jednak będzie ona wymagała dokonania oceny pod kątem realności salda wykazanego w księgach rachunkowych w kontekście zmian, jakie mogły zajść w jego wysokości na skutek różnych okoliczności, np. związanych z upływem czasu.
Więcej czytaj w artykule: Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach >>