Zaniechanie przeprowadzenia oraz zaniechanie udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji
Nieprawidłowość polegająca na zaniechaniu przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej aktywów pieniężnych:
- krajowych środków płatniczych, do których zalicza się znaki pieniężne, czyli banknoty i monety będące w Polsce prawnym środkiem płatniczym, a także wycofane z obiegu, lecz podlegające wymianie oraz weksle i czeki,
- walut obcych i dewiz (m.in. weksli i czeków),
w kasach jednostek praktycznie się nie zdarza, jeśli już – dotyczy wyjątkowych sytuacji, w których pominięto określone rodzaje aktywów (np. czeki obce).
Zdarza się jednak, że w jednostkach nie jest udokumentowane przeprowadzenie inwentaryzacji – wskutek czego jednostki nie mogą udowodnić faktu jej przeprowadzenia. Jest to błąd stwierdzany przez kontrolujących w jednostkach budżetowych – gdzie na koniec roku budżetowego środki z kasy (pobrane dochody, środki przeznaczone na wydatki, pogotowie kasowe) należy odprowadzić do banku, w związku z czym stan gotówki w kasie powinien być zerowy. Komisje inwentaryzacyjne przeprowadzające spis z natury stwierdzają tylko fakt, że w kasie nie ma gotówki i nie sporządzają żadnego dokumentu na jego potwierdzenie, zakładając, że nie mają obowiązku sporządzania negatywnych protokołów ze spisu z natury (czyli potwierdzających nieistnienie danego składnika majątkowego). Jest to błąd, ponieważ art. 27 ust. 1 uor wymaga udokumentowania nie tylko wyników inwentaryzacji, ale też samego faktu jej przeprowadzenia.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
Polecamy serwis: Inwentaryzacja