Obowiązek sporządzania i składania sprawozdań w zakresie operacji finansowych wynika z Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ( Dz. U.10.43.2447).
Niewłaściwe wywiązywanie się z przyjętych prawem przedmiotowych obowiązków stanowi delikt dyscypliny finansów publicznych i podlega reżimowi ustawy z dnia 17 listopada 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.( dz. U. Z 2005 Nr 14,poz.114).
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest bowiem niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tych sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Zobacz również: Odpowiedzialność kierownika jednostki za wadliwe sporządzenie sprawozdania przez głównego księgowego
Istnieje więc konieczność i potrzeba prawidłowego, rzetelnego wygenerowania informacji w formie sprawozdań. Z należytą starannością należy podejść do istniejącego obowiązku.
Nieprawidłowości w zakresie obowiązku sporządzania i przekazywania sprawozdań w zakresie operacji finansowych segmentować można na III główne grupy:
- niesporządzanie sprawozdań o ile obowiązek wynika z obowiązujących przepisów prawnych;
- nieprzekazanie w terminie sprawozdania właściwemu odbiorcy;
- wykazanie w sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Błędy mogą być merytoryczne (dotyczyć innej kwalifikacji należności, co zaburza układ podmiotowy albo układ przedmiotowy), jak również formalno-rachunkowe (błędne kwoty wpisywane do sprawozdań, wynikające np. z nierzetelnego przeniesienia danych z ksiąg rachunkowych, błędne podsumowanie danych.
W praktyce zachowanie prawidłowości sporządzanych sprawozdań może być obarczone wieloma trudnościami, które nie zawsze zależą od jednostki. Wymienić tu należy np.:opóźniony wpływ do jednostki dowodów źródłowych np. faktur zakupu, rachunków, które jako dowody księgowe dokumentują daną operację gospodarczą. Szczególną czujność należy zachować na przełomie roku, gdy dowody dotyczące danego roku budżetowego docierają do jednostki w następnym roku, po sporządzeniu wymaganych sprawozdań. Zapisami księgowymi ujmujemy dane operacje gospodarcze na podstawie rzeczonych dowodów księgowych w księgach rachunkowych okresu poprzedniego, co ma swoje podstawowe reperkusje w dywergencji danych wykazanych w sprawozdaniu statystycznym a danymi pochodzącymi z ksiąg rachunkowych uzupełnianych już zapisami.
Korekty błędów w sprawozdaniach z zakresu operacji finansowych
W przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej, jak również w przypadku stwierdzenia błędu w przekazanym sprawozdaniu, jednostka jest zobligowana do niezwłocznego sporządzenia i przekazania korekty sprawozdania nieodpowiadającego stanowi faktycznemu odbiorcy sprawozdania. Odstępstwo od składania korekt dotyczy sytuacji, gdy od końca okresu sprawozdawczego upłynęło 6 miesięcy, a zmiana, której dotyczy korekta stanowi mniej niż 0.001% PKB za rok budżetowy lub w przypadku braku informacji za ostatni znany okres.
Jeśli w toku dokonywanej kontroli prawidłowości sprawozdania pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym odbiorcy sprawozdań stwierdzą nieprawidłowości, winni dokonać ich korekty przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdania łącznego lub zbiorczego.
W przypadku RIO, która jest odbiorcą sprawozdań od jednostek samorządu terytorialnego, gdy korekty zostały jej przekazane, RIO jest zobowiązana do korekty sprawozdania zbiorczego w terminie do 5 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym otrzymała korekty.
Właściwą praktyką jest również załączanie wyjaśnień w formie odrębnego dokumentu odnośnie przyczyn wystąpienia korekt.
Polecamy serwis: Sprawozdawczość