Stosownie do postanowień 82 § 1b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 201), obowiązek przekazywania plików JPK_VAT, dotyczy osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Realizacja tego obowiązku powinna nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ww. ustawy, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Za miesiąc styczeń 2017 r. termin przesłania pliku JPK_VAT upływa 27 lutego 2017 r.
Obowiązek złożenia comiesięcznego pliku JPK_VAT od 1 lipca 2016 r. dotyczy dużych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2017 r. obowiązkiem tym zostali również objęci mali i średni przedsiębiorcy. Natomiast mikroprzedsiębiorcy będą objęci tym obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2018 r. Przyporządkowanie poszczególnych podmiotów do wskazanych kategorii przedsiębiorców następuje zgodnie z art. 104-106 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1829 z późn. zm.).
Przedmiotowy obowiązek nie dotyczy aktualnie przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
- zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
- osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartość w złotych 2 milionów euro.
W przypadku wątpliwości w określeniu posiadanego przez podatnika statusu jako przedsiębiorca, na potrzeby ustalenia istnienia obowiązku do złożenia pliku JPK_VAT, należy zwrócić się o pomoc do właściwego urzędu skarbowego.
Niedopełnienie obowiązku złożenia pliku JPK_VAT w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, może zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków podatkowych i skutkować podjęciem przez właściwy urząd skarbowy czynności wyjaśniających oraz zainicjowaniem procedur przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym.