Kategorie

Prawidłowa ewidencja kosztów na przełomie roku w jednostkach sektora finansów publicznych

Prawidłowa ewidencja kosztów na przełomie roku w jednostkach sektora finansów publicznych./  fot. Fotolia
Prawidłowa ewidencja kosztów na przełomie roku w jednostkach sektora finansów publicznych./ fot. Fotolia
Fotolia
Ujęcie księgowe faktur na przełomie roku budżetowego jest bardzo istotną kwestią. W artykule szczegółowo omówiono ewidencję kosztów dotyczących poprzedniego okresu sprawozdawczego.

Prawidłowa ewidencja kosztów na przełomie roku w jednostkach sektora finansów publicznych odbywa się zarówno na gruncie obowiązujących norm prawnych, w szczególności nadrzędnych zasad rachunkowości, jak i opartych na nich uregulowaniach wewnętrznych poszczególnych jednostek, które na mocy przepisów są zobligowane do samodzielnego kształtowania szczegółowych regulacji w zakresie rachunkowości. W dalszej części artykułu autor wyjaśnia zasady obowiązujące przy księgowaniu faktur na przełomie roku.

Koszty – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) – są to uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarogodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

Kolejnymi elementami regulującymi zasady ujmowania faktur w księgach rachunkowych i przypisywania kosztów do odpowiednich okresów sprawozdawczych są nadrzędne zasady rachunkowości, tj.:

● memoriału,

● współmierności kosztów i przychodów,

● kontynuacji działania,

● ciągłości,

● istotności,

● niekompensowania,

● ostrożności.

Ujmując koszty w poszczególnych okresach sprawozdawczych, należy zwrócić szczególną uwagę na treść art. 5 ust. 1 pkt 1 uor: W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – będący jednocześnie definicją zasady memoriału. Także art. 20 ust. 1 uor określający sposób dokonywania zapisów w księgach rachunkowych wskazuje na konieczność wprowadzania zapisu każdego zdarzenia, które nastąpi w danym okresie sprawozdawczym.

Jednocześnie należy mieć na uwadze zapisy art. 4 ust. 4a uor, określające stosowanie zasady istotności, zgodnie z którą w sprawozdaniu finansowym należy ująć informacje uznane za istotne, czyli takie, których pominięcie lub zniekształcenie nie wpłynie na proces decyzyjny użytkowników tych sprawozdań. Zapis ten pozwala na odstępstwa od stosowania zasady memoriału. Należy przy tym pamiętać, że poziom istotności dla operacji gospodarczych powinien zostać określony indywidualnie w polityce rachunkowości.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Ewidencja kosztów dotyczących poprzedniego okresu sprawozdawczego

Ewidencja zdarzeń gospodarczych na przełomie roku budżetowego wiąże się z wyodrębnieniem kosztów minionego oraz bieżącego okresu sprawozdawczego. Jednym z przypadków, który może wymagać przypisania kosztów do minionego okresu sprawozdawczego, jest faktura za usługi telekomunikacyjne – jeżeli z uwagi na zasadę istotności, tzn. znaczną wartość, konieczne jest wyodrębnienie kosztów dotyczących minionego roku budżetowego.

Sytuacja taka może mieć miejsce w momencie otrzymania faktury za usługi telekomunikacyjne zawierającej dane:

● okres rozliczeniowy – grudzień 2016 r.,

● data operacji gospodarczej – 31 grudnia 2016 r.,

● data wystawienia – 10 stycznia 2017 r.,

● data wpływu faktury/płatności – 15 stycznia 2017 r.

Płatność (wydatek) dokonana zostanie w okresie sprawozdawczym, w którym nie zostały poniesione koszty związane z operacją gospodarczą. Zakładając, że na 15 stycznia 2017 r. nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe, na sporządzenie którego termin przypada w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, należy skorygować koszty poprzedniego okresu, dokonując księgowań opisanych w schemacie 1.

Schemat 1. Ujęcie w księgach rachunkowych korekty kosztów poprzedniego okresu sprawozdawczego

infoRgrafika

Zdarzenie gospodarcze udokumentowane fakturą wystawioną po okresie sprawozdawczym, którego dotyczy, wymaga wykorzystania konta 300 „Rozliczenie zakupu”, które zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont) służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych.


Ewidencja kosztów dotyczących przyszłych okresów rozliczeniowych – rozliczenia międzyokresowe

Sytuacja, w której poniesiono wydatki w poprzednim okresie sprawozdawczym, natomiast koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, determinuje odmienny sposób ewidencji księgowej. Taki sposób ewidencji może mieć miejsce np. w momencie zapłaty za fakturę VAT dotyczącą usług telekomunikacyjnych lub energii gazowej, gdzie opłata abonamentowa dotyczy przyszłego okresu i zawiera:

● paliwo gazowe 1–31 grudnia 2016 r.,

● opłata abonamentowa: 1–31 stycznia 2017 r.,

● data operacji gospodarczej – 31 grudnia 2016 r.,

● data wystawienia 31 grudnia 2016 r.,

● data wpływu/płatności 31 grudnia 2016 r.

Płatność (wydatek) dokonana zostanie w okresie sprawozdawczym, w którym nie zostały poniesione koszty związane z operacją gospodarczą. W przypadku gdy opłata taka będzie stanowiła istotną dla jednostki wartość z punktu widzenia wewnętrznych uregulowań, ewidencja może zostać przeprowadzona zgodnie ze schematem nr 2.

Schemat 2. Ewidencja kosztów przyszłych okresów sprawozdawczych

infoRgrafika

Jednostka może zaliczyć opłatę abonamentową bezpośrednio w koszty i nie wprowadzać rozliczeń międzyokresowych kosztów, w przypadku gdy nie stanowią one istotnej wartości w świetle wewnętrznych uregulowań jednostki. W innym przypadku konieczne jest dokonanie księgowań związanych z ewidencją kosztów przyszłych okresów. W celu dokonania prawidłowych księgowań należy użyć konta 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, które służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów (rozliczenia czynne) oraz rezerw na wydatki przyszłych okresów (rozliczenia bierne).

Kontem korespondującym do konta 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” jest konto 490 „Rozliczenie kosztów” służące wraz z kontem 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” do rozliczania kosztów w czasie (w okresach późniejszych), które były ujęte na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, oraz zmniejszeń rozliczeń międzyokresowych kosztów i rezerw tworzonych na koszty.

Nadmienić należy, że gospodarka finansowa jednostek sektora finansów publicznych przewiduje możliwość zaciągania zobowiązań na sfinansowanie w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki wynikających z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, zgodnie z treścią art. 46 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp

PODSTAWY PRAWNE

● art. 3 ust. 1 pkt 31, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

● art. 46 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870)

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    20 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych 2021

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych od 1 sierpnia 2021 r. - premiera, marszałków Sejmu i Senatu, rządu, posłów, senatorów, rzeczników itd. Ile będą zarabiać?

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?

    Zakres odpowiedzialności głównego księgowego w Państwowej Straży Pożarnej

    Zakres odpowiedzialności pracownika, któremu powierzono obowiązki głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych, został określony zapisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp). W artykule autor przedstawia najważniejsze obowiązki głównego księgowego, których niewypełnienie może prowadzić do poniesienia odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ale także odpowiedzialności karnej.

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia, w budżetówce bez zmian

    Rząd chce, aby minimalne wynagrodzenie wzrosło o 200 zł brutto. Płace w budżetówce pozostaną jednak zamrożone.

    Wynagrodzenia medyków po 1 lipca 2021 r. (pytania i odpowiedzi)

    Nowe regulacje dotyczące wynagradzania pracowników medycznych weszły w życie 1 lipca 2021 r. Oto odpowiedzi NFZ na najczęściej zadawane pytania.