Aby mogło jednak dojść do skutecznego przystąpienia podmiotu do postępowania odwoławczego musi być spełnionych kilka poniżej wskazanych warunków.
Obowiązki zamawiającego
Po pierwsze, zamawiający zobligowany jest do przesłania kopii odwołania innym wykonawcom, którzy uczestniczą w postępowaniu. W przypadku, gdy zastosowany środek ochrony prawnej odnosił się do treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, koniecznym będzie zamieszczenie odwołania także na stronie internetowej, na której opublikowane zostało ogłoszenie o zamówieniu lub SIWZ. Ustawodawca określił ścisły termin, w którym zamawiający jest zobowiązany do dokonania powyższych czynności, wynoszący dwa dni liczone od dnia otrzymania odwołania.
Zobacz również: Klauzule niedozwolone stosowane przez zamawiających
Obowiązki wykonawcy
Po drugie, wykonawca, w terminie trzech dni, musi wykazać wolę przystąpienia do postępowania odwoławczego, o którym został poinformowany. Oświadczenie to przekazywane jest do Prezesa Izby z zachowaniem formy pisemnej lub elektronicznie z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wadliwą formą jest natomiast przesłanie oświadczenia faksem lub z wykorzystaniem placówki operatora publicznego (zob. postanowienie KIO z dnia 29 maja 2013 r. sygn. akt KIO 1023/13 oraz wyrok KIO z dnia 10 maja 2013 r. sygn. akt KIO 964/13). Kopię zgłoszenia o przystąpieniu przekazuje się zamawiającemu oraz podmiotowi wnoszącemu odwołanie. Stosując analogię do instytucji przekazania kopii odwołania można uznać, iż dopuszczalną formą w tym przypadku jest także skorzystanie z faksu lub drogi elektronicznej, zgodnie z treścią art. 180 ust. 5 w związku z art. 27 ust. 2 pzp. Ważnym jest, aby w jego treści zawrzeć zarówno stronę postępowania, do której wykonawca przystępuje, jak również wykazać interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje. Braki w tym względzie będą skutkowały odrzuceniem zgłoszenia o przystąpieniu (zob. postanowienie KIO z dnia 24 kwietnia 2013 r. sygn. akt KIO 822/13).
Po trzecie, zamawiający i odwołujący nie sprzeciwili się przystąpieniu do postępowania innego wykonawcy, do czego mają prawo na gruncie art. 185 ust. 4 pzp. Prawo to jest jednak ograniczone czasowo do momentu otwarcia rozprawy. Skuteczne zgłoszenie opozycji możliwe jest tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, iż wykonawca ubiegający się o uzyskanie statusu uczestnika postępowania nie posiada interesu w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której zamierza przystąpić. Warto także nadmienić, iż musi to być interes o charakterze realnym a nie hipotetycznym, gdyż tylko w takim przypadku możliwym jest uczynienie zadość uzasadnionym interesom prawnym i faktycznym przystępującego (zob. wyrok KIO z dnia 12 czerwca 2013 r. sygn. akt: KIO 1262/13). Rozstrzygnięcie Izby w przedmiotowej kwestii przyjmuje postać postanowienia, na które nie przysługuje skarga.
Po czwarte, co nie wynika jednak wprost z treści art. 185 pzp, a co powiązane jest z opisaną powyżej instytucją opozycji i wydaje się logiczną konsekwencją zapisów ust. 3, dla skutecznego zgłoszenia przystąpienia niezbędnym jest pozytywne zweryfikowanie przez samą Izbę interesu wykonawcy, który został podany w treści oświadczenia. Musi on bowiem, nawiązywać do zajętego stanowiska jednej z dwóch stron sporu w danym postępowaniu. Tym samym, należy wyraźnie wykluczyć możliwość przystąpienia na gruncie omawianej regulacji częściowo po jednej i drugiej stronie.
Warto także nadmienić, iż czynności podejmowane przez wykonawcę, który przystąpił do postępowania odwoławczego na mocy opisywanej procedury, nie mogą być sprzeczne z czynnościami i oświadczeniami strony, do której przystąpił, za wyjątkiem sprzeciwu, który może wnieść na gruncie art. 186 ust. 3 pzp.
Na koniec należy wskazać, iż przystąpienie do postępowania odwoławczego nie podlega opłacie wpisowej, w związku z brakiem stosownego uregulowania w ustawie i aktach wykonawczych, w odróżnieniu od wniesienia samego odwołania, które podlega takiej opłacie.