Zeszły rok w sferze zamówień publicznych upłynął pod znakiem problemów z cyfryzacją oraz pierwszych przygotowań do wejścia w życie nowych zasad prowadzenia postępowań. Najwięcej wątpliwości i obaw zamawiających oraz oferentów wzbudza całkowita cyfryzacja procesu. Kolejne kwestie sporne i fakt, że nie udało się dotychczas przygotować ogólnodostępnego systemu informatycznego do obsługi zamówień, sprawiły, że wejście w życie przepisów przesunięto o rok. Pełna elektronizacja wszystkich przetargów zacznie obowiązywać 1 stycznia 2021 r. W związku z tym uwaga sektora publicznego oraz pozostałych uczestników postępowań skupi się w 2020 r. przede wszystkim na wypracowaniu procedur i narzędzi, które pozwolą w pełni przenieść zamówienia publiczne do przestrzeni cyfrowej. Wśród sektorów intensywnie pracujących nad nowymi rozwiązaniami jest branża brokerska.
Polecamy: e-Zamówienia publiczne. Przewodnik po elektronicznych zamówieniach publicznych
Wyboista droga do cyfryzacji zamówień
Mimo że już od ponad roku wszystkie zamówienia publiczne, o wartości przekraczającej progi wskazane w przepisach europejskich i Prawie Zamówień Publicznych, muszą być prowadzone w pełni elektronicznie, to nie ma jeszcze kompleksowego, przygotowanego centralnie narzędzia do obsługi postępowań, a miało być. Tuż przed wejściem w życie tych zasad w połowie października 2018 r., Urząd Zamówień Publicznych (UZP) poinformował, że platforma e-Zamówienia nie powstanie w zapowiadanym terminie. Rozwiązaniem z pozoru tymczasowym, a funkcjonującym do dzisiaj, jest przygotowany przez Urząd miniPortal służący jedynie do szyfrowania i deszyfrowania ofert. Na nowe, kompleksowe narzędzie jeszcze poczekamy, ponieważ wiosną 2019 roku UZP odstąpiło od umowy z dotychczasowym wykonawcą platformy, a wybór nowego, w zakończonym niedawno przetargu, właśnie został unieważniony przez Krajową Izbę Odwoławczą.
Część zamawiających sięga po rozwiązania rynkowe
W związku z tym część podmiotów zobligowanych do stosowania zamówień publicznych zdecydowała się na skorzystanie z komercyjnych rozwiązań, zamiast darmowego centralnego narzędzia. Mimo że UZP wydał komunikat, że ich zakup będzie nieracjonalny ekonomicznie. Niektóre korzystają z narzędzi udostępnianych im przez pośredników i doradców, którzy uczestniczą w części przetargów, reprezentując zamawiającego, np. przy wyborze ubezpieczenia.
Cyfrowe narzędzie to tylko jeden kłopot
Brak dalszych prac nad platformą zakupową to nie jedyny problem, z jakim musieli zmierzyć się decydenci. Ważnym zagadnieniem, które na szczęście zostało już rozwiązane, była kwestia ważności przesyłanych w ramach miniPortalu zeskanowanych dokumentów. Debatowano czy moc prawną ma jedynie oryginalny plik, w którym przygotowano ofertę, podpisany podpisem elektronicznym, czy także np. skan wydrukowanego wcześniej pliku, też podpisany cyfrowo. Początkowo odrzucono możliwość przesyłania skanów, jednak w czerwcu UZP dopuściło i tę formę przesyłania ofert. Zasada ta nie dotyczy jednak dołączanych do oferty gwarancji bankowych. Musi to być oryginalny plik z banku, podpisany kwalifikowanym podpisem.
Czym może grozić brak rozwiązania problemów przed 2021?
Trzeba zauważyć, że mimo ponad roku stosowania takiej procedury przy zamówieniach o najwyższej wartości, 85% liczby wszystkich postępowań nie przekracza ustawowych progów wartości, więc nadal najczęściej prowadzona jest „papierowo”. Dlatego na opisanych wyżej zagadnieniach wątpliwości, kwestie sporne oraz problemy związane z elektronizacją zamówień zapewne się nie skończą. Trzeba je jak najszybciej zidentyfikować i rozwiązać, ponieważ w niektórych obszarach, jak ubezpieczenia, nie może dojść do przestoju w prowadzeniu procedur przetargowych.
Czy zamawiającym grozi brak ubezpieczenia?
Kontraktowanie usług ubezpieczeniowych w trybie zamówień publicznych nigdy nie było łatwe i przyjemne. Specyfika ubezpieczeń powoduje, że kreatywnością podejścia muszą wykazać się zarówno poszukujący ochrony, jak i jego doradca, aby osiągnąć satysfakcjonujące efekty zakresowe i kosztowe. To nie jest łatwe i dla wielu odnowienie polis kojarzy się z niepewnością co do efektów postępowania. Próbą obejścia tej "niedogodności" były eksperymenty z członkostwem w towarzystwach wzajemnych. Oczywiście, "kto drogę skraca..." rezygnuje z zalety, jaką jest rynkowa oferta, którą zapewnia procedura publiczna. A wolny rynek i nowoczesne narzędzia informatyczne naprawdę są wartością.
Niemożność skutecznego przeprowadzenia postępowania na zakup ubezpieczenia, może mieć daleko idące konsekwencje dla zamawiającego. Ochrona ubezpieczeniowa musi mieć zachowaną ciągłość. Brak odnowienia polisy skutkuje luką w zabezpieczeniu. W związku z tym zamawiający będzie musiał z własnej kieszeni pokryć koszty likwidacji wszelkich szkód i strat, do jakich dojdzie do momentu podpisania nowej umowy ubezpieczenia. Nikt rozsądny nie może sobie na to pozwolić.
Polecamy serwis: Ubezpieczenia
Do usunięcia wszelkich przeszkód muszą dążyć wszystkie strony procedury zamówień publicznych
Rynek ubezpieczeń powinien jeszcze raz dokładnie przeanalizować wszystkie dotychczasowe doświadczenia związane z prowadzeniem postępowań w formie elektronicznej. Zwrócić uwagę na najczęściej popełniane błędy i je wyeliminować, np. niektórzy underwriterzy uczestniczący w przetargach nie posiadają własnego podpisu elektronicznego! A przecież oferta w elektronicznym przetargu powinna zostać pod rygorem nieważności podpisana właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Błędy w tym obszarze prowadzą więc do nieważności oferty.
Przetargi w nowej odsłonie od 2021 r.
Elektronizacja zamówień to tylko część zmian, jakie wejdą w życie. Uchwalona we wrześniu nowa ustawa przewiduje też modyfikację szeregu innych aspektów zamówień publicznych. Najważniejszymi są możliwość waloryzacji wartości zamówienia, nawet przed zawarciem umowy oraz wprowadzenie częściowych zaliczek. Nie można też pomijać ustanowienia tzw. trybu podstawowego dla małych przetargów, który zakłada możliwość stosowania trybu negocjacyjnego. Jest to szczególnie istotne w przypadku wysoce zindywidualizowanych produktów i usług jak instrumenty finansowe i ubezpieczenia. Dialog i bezpośrednie spotkania przewidziane w trybie negocjacyjnym pozwalają lepiej zrozumieć sytuację i warunki zamawiającego, a co za tym idzie, lepiej dopasować ofertę do jego możliwości oraz potrzeb.
Polecamy serwis: Zamówienia publiczne