Chodzi o właściwe zastosowanie przepisu art. 151 par. 2 ze znacznikiem 1 Kodeksu pracy " Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 142 i 133." Przepis ten, po jego wprowadzeniu, był krytykowany za zbytni formalizm, ale jest. Konsekwencją braku pisemnego wniosku jest uznanie odpracowania za nadgodziny i w razie kontroli PIPu grozi koniecznością zapłacenia za nie wynagrodzenia. Forma elektroniczna nie została jeszcze uznana powszechnie w prawie za formę równoznaczną z formą papierową.
Proszę o informację, jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z możliwości składania wniosku przez pracownika za pośrednictwem systemu informatycznego do obsługi kadrowo-płacowej?
Przepisy prawa pracy wymagają pisemnego wniosku pracownika dla tego aby odpracowanie wyjścia prywatnego nie było uznane za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik może zgłosić wniosek o zwolnienie z pracy wyjścia prywatnego ustnie czy drogą e-mailową, lecz po uzyskaniu zgody musi przekazać swój wniosek na piśmie opatrzony własnoręcznym podpisem.
Zobacz również: Jak ustalić limit godzin pracownika niepełnoetatowego
Obowiązujące przepisy prawa pracy dotyczące czasu pracy regulują kwestię odpracowywania prywatnych wyjść w godzinach pracy. Pracownik, który zamierza w godzinach pracy załatwić sprawy osobiste, powinien odpowiednio wcześniej zwrócić się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o zwolnienie go z wykonywania pracy na czas załatwienia określonych spraw osobistych bądź powiadomić w inny sposób przyjęty w firmie np. mailowo, ustnie. Taką nieobecność pracownik może odpracować, zostając innego dnia dłużej w pracy lub przychodząc do pracy o wcześniejszej godzinie. Czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Przepisy prawa pracy nie reguluje zasad i warunków udzielania tego zwolnienia, jak również zasad i w warunków jego odpracowania, dlatego ,zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Pracy (w opublikowanych w Rzeczpospolitej z 13 września 2013 r) wskazane byłoby aby powyższe kwestie stały się przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (tj. regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy), bądź też były każdorazowo ustalane w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Nie ma przeciwwskazań, by odpracowanie następowało w ramach dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, a nawet po jego zakończeniu.
W interesie pracodawcy jest ustalenie z góry, w przepisach wewnątrzzakładowych, jednakowych zasad dla wszystkich zatrudnionych.
Przepisy kodeksu pracy wymagają jedynie aby odpracowanie zwolnienia od pracy nastąpiło na pisemny wniosek pracownika i nie naruszało prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Kodeksu pracy nie precyzują, co należy uważać za formę pisemną, dlatego w tym zakresie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi przepisami, do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Formie pisemnej odpowiada też oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 Kodeksu cywilnego).
Nieistotne jest, czy wniosek będzie sporządzony własnoręcznie, czy na komputerze - ważne, by znajdował się na nim własnoręczny podpis pracownika. Z tego względu pracodawca nie powinien zaakceptować wniosku pracownika zgłoszonego tylko ustnie, wniosku przesłanego "zwykłym" mailem (tj. bez certyfikowanego podpisu elektronicznego) ani faksem ( gdyż jest on tylko kopią pisma,).
Podstawa prawna:
Art. 134, art. 141, art. 151 § 21, art. 300 ustawy Kodeks pracy (Dz. U z 2014 r. poz. 1502)
Art. 78 ustawy Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)
Joanna Skrobisz, prawnik, specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Czy pracodawca może ograniczyć pracownikowi dostęp do ewidencji czasu pracy
Do jakich dodatkowych świadczeń niepieniężnych mają prawo pracownicy