Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zobacz: Dieta przy krótkiej podróży służbowej
Wybór środka transportu
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Pracownik spóźnił się na pociąg kolei regionalnych i chce skorzystać z kolejnego połączenia do docelowego miasta. Niestety następny pociąg jest niemal dwukrotnie droższy. W związku z tym, pracownik zobowiązany jest poinformować pracodawcę o zaistniałej sytuacji. Pracodawca musi wyrazić zgodę na podróż droższym pociągiem. Zgoda może być wyrażona telefonicznie.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Pracownik zatrudnia studenta V roku. Wysyła go w podróż służbową. Studentowi przysługuje zniżka 50% na przejazdy kolejowe. Pracownik zobowiązany jest do zakupu biletu wraz z przysługującą mu zniżką. Od pracodawcy otrzyma zwrot ceny biletu ulgowego.
Ulga jaka przysługuje określonemu pracownikowi nie musi wiązać się z miejscem zatrudnienia pracownika. Jeżeli student posiada zniżkę na przejazdy, powinien z niej skorzystać. Jeżeli pracodawca zatrudnia emeryta, to pracownik emeryt powinien skorzystać z przysługującej mu ulgi na przejazdy.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Sam wniosek nie ma określonej formy w jakiej powinien być sporządzony. Wystarczy aby był sporządzony na piśmie i przedłożony pracodawcy. Pracownik zobowiązany jest do uzyskania zgody na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
W wyżej wymienionym przypadku, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).
Zobacz serwis: Podróże służbowe
Inne wydatki
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.