Własny środek transportu w podróży służbowej cz. II

Korzystanie z własnego środka transportu

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego. Nie mogą być jednak wyższe niż:

a) dla silnika o pojemności skokowej do 900 cm³ – 0,5214 zł,

b) dla silnika o pojemności skokowej powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit nie może przekroczyć:

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zobacz serwis: Podróże służbowe

Podatkowe rozliczenie podróży służbowej

Pomimo zmian wprowadzonych przez rozporządzenie dotyczące podróży służbowych, nie zmieniły się regulacje podatkowe dotyczące rozliczania podróży służbowej.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W myśl powyższego, opłaty za autostrady i inne drogi płatne podatkowo powinny być rozliczane w ramach obowiązującej kilometrówki. Potwierdzeniem takiej tezy może być Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBI/2/423-374/13/CzP) wydana 27 czerwca 2013 r., czyli już po wejściu w życie rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych.

Zgodnie z interpretacją spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem osobowym wydatki związane z ich używaniem obejmujące w szczególności koszty przejazdu autostradą i opłaty za parkingi pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz właściwego ich udokumentowania, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zobacz: Jak rozliczyć podróż służbową pracowników kierowanych na szkolenie?

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2011 r., Nr 61, poz. 308).

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2013 r., poz. 1287 z późn. zm.).