Całokształt obowiązków obejmujących sprawozdanie z zakresu operacji finansowych Rb-Z- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji systematyzuje się poprzez fazy:
- fazę sporządzania sprawozdania;
- fazę przekazania sprawozdania;
- fazę przechowywania sprawozdania.
Obszar sporządzania sprawozdania Rb-Z wydaje się być newralgicznym. Sprawozdanie winno być sporządzane w sposób rzetelny, prawidłowy, trwały, czytelny. Jak jednak to osiągnąć? Pomocną w przedmiocie sprawy jest metodyka, która obnaża segmenty nieprawidłowości oraz zawiera rekomendacje działań naprawczych.
Zobacz również: Pożyczka na wyprzedzające finansowanie w sprawozdaniu Rb-Z
By jednak wyeliminować uchybienia, delikty winno się ustalić
- przyczyny wygenerowania, źródła powstania;
- ich rodzaje;
- skale;
- osoby odpowiedzialne.
Nieprawidłowości odnośnie sporządzania Rb-Z można usystematyzować podziałem na grupy:
- niesporzadzanie sprawozdania
- błędne sporządzanie
- wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej
Przy czym błędne sporządzenie sprawozdania obejmuje sytuację, w której nastąpiło wierne odwzorowanie danych z ewidencji księgowej, ale księgi rachunkowe są prowadzone wadliwie. Negatywna weryfikacja za pomocą parametru rzetelności, bezbłędnego,sprawdzalnego, bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych następuje np. poprzez kontrolę wewnętrzną czy audyt wewnętrzny.
Przyczyny wystąpienia nieprawidłowości są wielorakie i złożone. Spróbujmy je posegmentować:
- jakość kapitału ludzkiego, kwalifikacje personelu, służb finansowych, co wyraża się głównie brakiem znajomości przepisów prawnych, rządzących materią, w szczególności ignorancja instruktarzu sporządzania sprawozdania, jak i wiedzy z zakresu rachunkowości, w tym ewidencji wprowadzania do ksiąg zdarzeń gospodarczych
Pamiętajmy, że wiedza z zakresu rachunkowości to wiedza interdyscyplinarna. Nie ustawajmy w jej zgłębianiu.
- niewłaściwie dostosowany do potrzeb jednostki plan kont (bezpośrednio powiązany z akapitem poprzednim, a nawet z niego wynikający
Zgodnie bowiem z ustawą i finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. Dz.U. Nr 157, poz. 1241, plan kont winien uwzględniać fakt, iż ujmuje się wszystkie etapy rozliczeń poprzedzających dochody i wydatki, czyli np. zobowiązania. Ponadto szczegółowe zasady rachunkowości precyzują wymóg zapewnienia przez zakładowy plan kont możliwości sporządzenia sprawozdań obowiązujących jednostkę
- wadliwy system informacyjny stosowanej techniki księgowości
Obecnie standardem jest prowadzenie rachunkowości przy pomocy komputera.
Ewidencja pasywów, w tym zobowiązań nie zapewnia szczegółowości niezbędnej dla potrzeb Rb-Z:
- brak wiekowania zobowiązań
- brak synchronizacji ewidencji z układem podmiotowym i przedmiotowym z Rb-Z
- zmiany, poprawki zapisów księgowych bez uwzględnienia ich w sprawozdaniach
Czynność wykonana sprawozdaniem odbywa się w czasie, gdy miesiąc nim obejmowany jest otwarty. Generuje to ryzyko wystąpienia dywergencji pomiędzy zapisami w księgach rachunkowych, do których wprowadzono dodatkowy zapis a niewykazaniem go w sprawozdaniu.
Księgi rachunkowe zamykamy przed sporządzeniem sprawozdania.
- niekompletne odwzorowanie danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych.
Zarówno w sytuacji, gdy sprawozdanie Rb-Z generowane jest systemem informatycznym, jak i w sytuacji wypełniania formularza inną techniką winno się je poddawać własnej wewnętrznej kontroli przez osoby je sporządzające.
- brak bieżącego weryfikowania zapisów księgowych w periodykach miesięcznych, uzgadniania zapisów w układzie syntetycznym z zapisami układu analitycznego
- niedokonywanie korekty sprawozdań (w sytuacji prawem przewidzianej), gdy wprowadzamy zmiany stanu faktycznego zapisami księgowymi w następnym okresie sprawozdawczym.
Powyższe przyczyny nieprawidłowości mają bardzo poważne konsekwencje w wymiarze finansowym i prawnym, przekładają się bowiem na konkretne błędy zarówno układu przedmiotowego, jak i podmiotowego Rb-Z.
Przykłady błędów układu przedmiotowego:
- wykazywanie jako papiery wartościowe papierów udziałowych czy praw pochodnych;
- wykazywanie jako kredyty i pożyczki kredytów handlowych;
- wykazywanie jako depozytu depozyty w celu należytego zabezpieczania umów
- wykazywanie jako wymagalne zobowiązania zobowiązań przedawnionych i umorzonych
- wykazywanie jako wymagalne zobowiązania zobowiązań objętych ugodą z wierzycielem, czyli zobowiązań zrestrukturyzowanych.
Błędy układu podmiotowego wynikają głównie z niewłaściwej kwalifikacji zobowiązania do grup wierzycieli.
Polecamy serwis: Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych