W jednostce są tylko trzy stanowiska administracyjno-obsługowe: specjalista, intendent i główny księgowy. Czy przy takiej małej obsadzie kadrowej główny księgowy może sporządzać przelewy?
RADA
Tak, główny księgowy może sporządzać przelewy, jeśli w jednostce nie można tego obowiązku przypisać innemu pracownikowi.
Czy główny księgowy może sporządzać przelewy?
Za organizację wykonywania obowiązków z zakresu gospodarki finansowej jednostki odpowiada jej kierownik (art. 53 ust. 1 uofp). W tym celu powinien zapewnić odpowiednią obsadę kadrową oraz podzielić między pracowników obowiązki w taki sposób, aby zapewnić prawidłowe wykonywanie zadań. Powinien to ustalić w ramach systemu kontroli zarządczej w jednostce (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). W tym systemie musi podzielić kluczowe obowiązki dysponenta, realizatora dyspozycji i osoby rejestrującej wykonane operacje gospodarcze i finansowe w księgach rachunkowych między różne osoby. Taki podział zapewnia zmniejszenie ryzyka powstania błędów i nadużyć.
Jednak nie w każdej jednostce jest możliwe zachowanie tego podziału. Ze względu na szczupłą obsadę kadrową nie zawsze można to zrobić. Najważniejszy jest podział na:
- dysponenta - jest to zawsze kierownik jednostki,
- wykonawcę dyspozycji - jest to zawsze główny księgowy.
Przy realizacji operacji pieniężnych bezgotówkowych procedura ich wykonania obejmuje czynności przedstawione w tabeli.
Tabela. Pełna i uproszczona procedura wykonywania operacji bezgotówkowych
| Lp. | Czynność | Osoba upoważniona do wykonania czynności w procedurze | |
| pełnej | uproszczonej | ||
| 1 | Zadysponowanie realizacji operacji finansowej przez złożenie podpisu na odpowiednim dowodzie księgowym (fakturze, rachunku, liście wypłat itp.) o treści "Zatwierdzam do wypłaty", po uprzednim jego sprawdzeniu przez odpowiednie osoby pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i przeprowadzeniu kontroli wstępnej przez głównego księgowego | Kierownik jednostki | Kierownik jednostki |
| 2 | Sporządzenie przelewu na kwotę wskazaną na dowodzie | Pracownik księgowości | Główny księgowy |
| 3 | Dołączenie przelewu do dowodu i skontrolowanie ich zgodności (tytuł, kwota, adresat, numer rachunku bankowego) | Główny księgowy | Kierownik jednostki |
| 4 | Zatwierdzenie realizacji przelewu (podpisem na dowodzie papierowym lub w systemie komputerowym bankowości elektronicznej) | Kierownik jednostki i główny księgowy (albo dwóch innych pracowników upoważnionych przez kierownika jednostki) | Kierownik jednostki i główny księgowy |
| 5 | Wykonanie kontroli ex post przelewu (zgodność tytułu, kwoty, adresata, numeru rachunku bankowego na przelewie z dowodem źródłowym) | Główny księgowy | Kierownik jednostki |
| 6 | Rejestracja operacji w księgach rachunkowych (zgodnie z wyciągiem bankowym) | Pracownik księgowości | Główny księgowy |
Jak widać z przykładów podanych w tabeli, w pełnej procedurze uczestniczą dodatkowi pracownicy księgowości. Z jednej strony umożliwia to wykrycie ewentualnych błędów (np. przelewu nie do tego kontrahenta, w niewłaściwej kwocie czy na nieprawidłowy rachunek bankowy), a z drugiej - utrudnia popełnienie nadużyć (np. polegających na sporządzaniu przelewów na wyższe kwoty i przelewaniu nadwyżek na własne rachunki bankowe pracowników jednostki). W procedurze uproszczonej większa odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki, który musi kontrolować wszystkie operacje realizowane przez głównego księgowego. Obowiązuje tu zasada ograniczonego zaufania, ponieważ przy takim uproszczeniu procedur bardzo wzrasta ryzyko nadużyć.
Dodatkowo takie uproszczenie procedur realizacji operacji bezgotówkowych powinno zawsze być przesłanką dla skontrolowania tego obszaru w ramach audytu wewnętrznego lub kontroli zewnętrznych. Zaangażowanie w realizację i rejestrację tych operacji wyłącznie kierownika jednostki i głównego księgowego jednostki stwarza nie tylko takie ryzyko, że nadużyć dopuści się główny księgowy nienadzorowany przez kierownika jednostki, ale też, że nadużycia popełnią wspólnie kierownik jednostki i główny księgowy.
źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Izabela Motowilczuk
były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej RIO
Podstawy prawne:
- art. 53 ust. 1, art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)
- część C załącznika do komunikatu Ministra Finansów nr 23 z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)