Jak główny księgowy może uwolnić się od odpowiedzialności za manko w kasie? [PRB]

RADA

Niedobór powinny pokryć te osoby, które są odpowiedzialne faktycznie za jego powstanie.

Oświadczenie o przyjęciu materialnej odpowiedzialności

W przypadku złożenia przez kasjera jednostki oświadczenia o przyjęciu materialnej odpowiedzialności za gotówkę przechowywaną w kasie jednostki za manko w kasie przede wszystkim odpowiada kasjer. Tak stanowią przepisy odnoszące się do zasad odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone im, z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, m.in. pieniądze pracodawcy (art. 124-127 k.p.). Odpowiedzialność za manko w tym przypadku automatycznie obciąża kasjera do pełnej wysokości stwierdzonego niedoboru gotówki. Pracodawca w celu pociągnięcia go do odpowiedzialności nie musi w szczególności wykazywać, że niedobór jest przez kasjera zawiniony.

Jak uwolnić się od odpowiedzialności za manko?

Jednak w opisanej sytuacji kasjer nie musi się zgodzić na pokrycie manka. Może uwolnić się od odpowiedzialności za jego powstanie. Musi wówczas wykazać, że manko to powstało z przyczyn od niego niezależnych. Może w szczególności argumentować, że do powstania niedoboru kasowego przyczyniły się inne osoby. Wtedy w całości lub części szkoda w mieniu pracodawcy może być pokryta przez te inne osoby.

W opisanej sytuacji kasjer może np.:

1. wskazać pracodawcy, kto konkretnie pobrał od niego gotówkę (nawet jeśli podpisy złożone przez te osoby w jakichkolwiek dokumentach są nieczytelne);
2. opisać okoliczności, z powodu których:

• nie odmówił wykonania polecenia głównego księgowego wypłacenia z kasy gotówki bez dokumentów rozchodowych i bez pokwitowania odbioru (np. mógł się bać groźby zwolnienia z pracy wypowiadanej przez głównego księgowego, będącego jego bezpośrednim przełożonym),
• nie zgłosił kierownikowi jednostki faktu wydania mu przez głównego księgowego polecenia wypłacenia z kasy gotówki bez dokumentów rozchodowych i bez pokwitowania odbioru (np. mogło to mieć miejsce w czasie dłuższej nieobecności kierownika jednostki; główny księgowy mógł zapewniać, że gotówka zostanie niezwłocznie zwrócona, i przekonywać, że wystarczającym zabezpieczeniem dla kasjera jest pokwitowanie pobrania gotówki w jego zeszycie; mogło dojść do zastraszenia kasjera).

Ostatecznie kierownik jednostki zdecyduje o tym, kto i w jakim zakresie będzie musiał pokryć niedobór kasowy. Jeśli kasjer, główny księgowy czy inni pracownicy współodpowiedzialni za manko nie będą się zgadzali z jego decyzją, mają prawo wystąpić o rozstrzygnięcie tej kwestii do sądu pracy (każdy w swoim imieniu).

Dyscyplinarne zwolnienie a manko

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że odpowiedzialność odszkodowawcza nie wyklucza odpowiedzialności pracowniczej - aż do dyscyplinarnego zwolnienia wszystkich pracowników zamieszanych w powstanie manka włącznie. Dotyczy to zwłaszcza głównego księgowego, który powinien stać na straży mienia jednostki, a nie organizować jego niezgodne z przepisami wykorzystywanie.

Podstawa prawna:

• art. 124-127 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Artykuł z: Poradnika Rachunkowości Budżetowej