KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych – obowiązki i wyzwania związane z wdrożeniem. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

• Jakie specyficzne wyzwania we wdrożeniu KSeF pojawiają się w jednostkach budżetowych?
• Czy KSeF wpłynie na sposób klasyfikacji i rozliczania wydatków budżetowych?
• Jak KSeF zmieni proces obiegu dokumentów i ich akceptacji w sektorze publicznym?
• Czy jednostki budżetowe będą miały specjalne zasady lub wyjątki w stosowaniu KSeF?
• Jakie ryzyka wiążą się z błędnym wystawieniem lub odrzuceniem faktury w KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych?
• Jak KSeF wpłynie na kontrole i audyty w administracji publicznej?
• Jak jednostki budżetowe powinny przygotować swoich pracowników do pracy w KSeF?
• Czy KSeF może przyczynić się do większej przejrzystości wydatków publicznych?

Jakie specyficzne wyzwania we wdrożeniu KSeF pojawiają się w jednostkach budżetowych?

Struktura logiczna e-Faktury jest dostosowana do specyfiki JST. JST będzie miała jedno konto w KSeF, z którego będą korzystały jednostki i zakłady budżetowe. Wyzwaniem jest więc takie nadanie uprawnień dla poszczególnych jednostek i zakładów budżetowych, aby każda z nich widziała tylko swoje faktury, a nie innych jednostek. Ministerstwo Finansów przewidziało w tym celu specjalne poziomy uprawnień i identyfikatory wewnętrzne, które powinny być stosowane przez JST.

Czy KSeF wpłynie na sposób klasyfikacji i rozliczania wydatków budżetowych?

Nie powinien wpłynąć, gdyż zmienia się tylko sposób wystawiania faktur, a nie ich klasyfikacji i rozliczenia w podziale na paragrafy. KSeF to pełna automatyzacja procesu wystawiania faktur i odbierania, ale nie zmienia on innych regulacji obowiązujących w sprawozdawczości JST.

Jak KSeF zmieni proces obiegu dokumentów i ich akceptacji w sektorze publicznym?

Te same osoby, które mają aktualnie obowiązki w zakresie opisywania faktur i przekazywania ich do akceptacji, będą nadal realizowały te zadania. Różnica polega na tym, że aby otrzymać faktury, osoby te będą musiały uzyskać uprawnienia dostępowe do KSeF JST w celu ich pobrania, wydruku, a w dalszej kolejności opisania.

Czy jednostki budżetowe będą miały specjalne zasady lub wyjątki w stosowaniu KSeF?

Jednostki niescentralizowane, takie jak np. samorządowe instytucje kultury, będą miały swoje samodzielne konto w KSeF, natomiast jednostki scentralizowane do VAT z gminą czy powiatem (JST) będą miały jedno konto w KSeF.
Część jednostek budżetowych w ogóle nie wystawia faktur sprzedażowych, więc konto w KSeF będzie służyło im tylko do odbioru faktur zakupowych. Natomiast dla tych jednostek i zakładów budżetowych, które wystawiają faktury, KSeF będzie służył zarówno do wczytania faktury sprzedażowej, jak i do pobrania faktury zakupowej.

Jakie ryzyka wiążą się z błędnym wystawieniem lub odrzuceniem faktury w KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych?

Błędne wystawienie faktury w KSeF wiązać się będzie z koniecznością wczytania faktury korygującej do KSeF – nabywca nie będzie już miał możliwości wystawienia noty korygującej. Z KSeF jednostka nie będzie mogła usunąć wadliwej faktury, jeśli już ją skutecznie wczyta.

Natomiast odrzucenie faktury przez KSeF oznacza jej niezgodność ze schemą FA(3), co spowoduje konieczność ponownego wczytania faktury do KSeF przez JST. Pracownicy jednostek budżetowych, aby zminimalizować to ryzyko, powinni zawsze sprawdzać, czy wczytanym do KSeF fakturom został nadany numer KSeF. Dopiero wówczas będą mieć pewność, że skutecznie wystawili fakturę.

Jak KSeF wpłynie na kontrole i audyty w administracji publicznej?

Zgodnie z art. 297h ordynacji podatkowej dane z KSeF będą udostępniane organom Krajowej Administracji Skarbowej, a więc znacznie łatwiej będzie można wykryć błąd w fakturze niż przy aktualnym trybie fakturowania.

Dane te będą też udostępniane innym organom, takim jak:

• Generalny Inspektor Informacji Finansowej – zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• sądy lub prokurator – w związku z toczącym się postępowaniem,
• ABW, SKW, AW, SWW, CBA, Policja, Żandarmeria Wojskowa, Straż Graniczna, Służba Więzienna, SOP – w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych,
• CBA – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych,
• ABW – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych ustawą.

Wzrośnie więc skuteczność wykrywania błędów i tzw. pustych faktur przez organy administracji skarbowej. JST powinny jeszcze dokładniej monitorować faktury, które będą trafiać na ich konto w KSeF. Będzie także możliwość zgłoszenia nieprawidłowości do administracji – chodzi o faktury scamowe, które trafią na konto KSeF, a nie będą dotyczyły żadnej zakupionej usługi czy towaru.

Jak jednostki budżetowe powinny przygotować swoich pracowników do pracy w KSeF?

Podstawowa umiejętność to prawidłowe wystawienie faktury zgodnie z ustawą VAT. Pracownicy powinni przypomnieć sobie zasady fakturowania z podziałem na typy faktur, stawki VAT, momenty powstania obowiązku podatkowego.

Jednostki budżetowe powinny więc przeszkolić pracowników z fakturowania i z obsługi programów do wystawiania faktur – po wdrożeniu aktualizacji do wystawiania faktury w wersji FA(3). Pracownicy powinni też testować udostępnioną przez Ministerstwo Finansów aplikację KSeF 2.0, która zawiera nowe funkcjonalności.

Czy KSeF może przyczynić się do większej przejrzystości wydatków publicznych?

Tak, gdyż dostawcy będą zmuszeni weryfikować swoje faktury przed ich wczytaniem do KSeF, a więc dokładniej będą je opisywać i sprawdzać. Po wczytaniu do KSeF faktura trafia potencjalnie do weryfikacji przez urzędnika skarbowego, więc trzeba założyć, że może być poddana szerszym czynnościom sprawdzającym.

JST też będzie musiała dokładniej sprawdzać dane na fakturach wystawionych przez dostawców z punktu widzenia zgodności ponoszonego wydatku z umową, zgodnie z zasadą gospodarności i dyscypliną finansów publicznych.

O ekspertce

dr Małgorzata Rzeszutek – doradca podatkowy, założyciel Polskiego Instytutu Podatków i Rachunkowości, specjalistka w prawie podatkowym i dziedzinach pokrewnych. Posiada ponad 13-letnie doświadczenie w spółkach audytorskich, dydaktyce akademickiej oraz nadzorach i audytach podatkowych w spółkach podlegających badaniu sprawozdań finansowych.

Autorka publikacji w zakresie podatku dochodowego i VAT. Na rynku szkoleniowym specjalizuje się m.in. w opodatkowaniu podmiotów medycznych oraz w dokumentacji cen transferowych. Wykładowca uniwersytecki i doświadczony szkoleniowiec.

Pani Małgorzata będzie jedną z prelegentek konferencji: Kongres KSeF – Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu, która odbędzie się 13.11.2025 r. w Warszawie. Szczegółowa agenda dostępna jest na stronie: promocje.infor.pl/kongres-KSeF