Kategorie

Nieprawidłowości

28 cze 2021
25 lip 2021
Zakres dat:
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Jak poprawiać błędy w zapisach księgowych?

Zapis księgowy - co powinien zawierać? Jak prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe? Czy można poprawiać błędy w księgach rachunkowych za pomocą korektora?

Zaniechanie dokonywania odpisów aktualizujących należności

Należności dla celów bilansowych wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny (art. 28 ust. 1 pkt 7 w związku z art. 7 uor). Zasada ostrożności oznacza urealnienie kwoty należności z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dłużników.

Niezamykanie kont szczegółowej ewidencji podatkowej na koniec roku obrotowego

Trwałe zamknięcie ksiąg rachunkowych prowadzonych techniką komputerową polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości wprowadzania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe.

Bezpodstawne zaniżenie kwoty bazowej do wyliczania odpisu na ZFŚS

Samorządowy zakład budżetowy musi obowiązkowo tworzyć ZFŚS na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Przepisy ogólnie obowiązujące nie przewidują możliwości zmiany kwot bazowych do naliczania odpisów na ZFŚS w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych.

Nieodpisanie z ksiąg rachunkowych przedawnionych podatków

Po upływie okresu przedawnienia z ksiąg rachunkowych trzeba odpisać przedawnione należności podatkowe. Obowiązkowo na koniec każdego roku obrotowego trzeba ocenić, czy należności są przedawnione.

Nieprawidłowe ujmowanie prawa użytkowania wieczystego

Prawo użytkowania wieczystego ujmuje się w ewidencji pomocniczej środków trwałych zgodnie z klasyfikacją nadaną gruntom, na których jest ustanowione. Dlatego aby uniknąć problemów z naliczaniem amortyzacji (grunty nie podlegają amortyzacji, a prawo użytkowania wieczystego podlega), zaleca się ich wydzielenie analityczne z konta 011 "Środki trwałe".

Nieprawidłowości w zakresie ustalenia ryczałtowej stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, od domku letniskowego

Zmiana stawek opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi od domków letniskowych i innych nieruchomości wykorzystywanych na cele rekreacyjno-wypoczynkowe powinna następować z odpowiednim wyprzedzeniem - tak aby podatnicy tej opłaty nie byli zaskakiwani zmianą w ciągu roku i mogli się do niej przygotować.

Zaniechanie prowadzenia konta 290 "Odpisy aktualizujące należności"

Należności na koniec każdego roku wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny (art. 28 ust. 1 pkt 7 i art. 7 uor). W odniesieniu do wyceny należności zasada ostrożności oznacza urealnienie ich wysokości z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dłużników. W ewidencji księgowej urealnienia wartości należności dokonuje się za pomocą odpisu aktualizującego należności.

Nieprawidłowa ewidencja należności długoterminowych

Konto 226 służy do ewidencji należności długoterminowych. Należności krótkoterminowe ujmuje się na koncie 221 (pkt 30 i 35 załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont).

Zaniechanie prowadzenia szczegółowej ewidencji zobowiązań

Nieprawidłowość: W ewidencji księgowej jednostki budżetowej nie prowadzono ewidencji zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej. W związku z tym dane na temat wysokości zobowiązań były wykazywane w sprawozdaniu Rb-28S na podstawie zestawień, sporządzanych na koniec każdego kwartału przez referenta księgowego. Główny księgowy twierdził, że skoro w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont w opisie zasad funkcjonowania kont zespołu 2 zawarte jest stwierdzenie „ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej”, to nie ma takiego obowiązku i jednostka może (ale nie musi) prowadzić tak szczegółową ewidencję.

Nieprawidłowa ewidencja operacji kasowych

Nieprawidłowość: Kontrola stanu kasy w jednostce budżetowej wykazała nadwyżkę w kwocie 589,50 zł. Przyczyną powstania nadwyżki było ujęcie w raporcie kasowym rozchodu gotówki z tytułu zwrotu trzem pracownikom jednostki kosztów podróży służbowych, mimo że pracownicy ci z powodu nieobecności w pracy nie podjęli gotówki z kasy.

Nieprawidłowa ewidencja należności warunkowych

Nieprawidłowość: Wartość gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych, wniesionych jako wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów o zamówienia publiczne, była ujęta na kontach bilansowych urzędu miejskiego: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”.

Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej dla rozrachunków z tytułu podatku od nieruchomości

Nieprawidłowość: Dla podatników podatku od nieruchomości, będących właścicielami więcej niż jednej nieruchomości, położonych w różnych miejscowościach na terenie gminy, zakładano tyle kart kontowych, ile mieli nieruchomości. W efekcie zarówno przypis podatku, jak i jego wpłaty były ujmowane na poszczególnych kontach na podstawie dowodów PK - „Polecenie księgowania” poprzez rozksięgowanie podatku należnego i wpłaconego na karty kontowe poszczególnych nieruchomości.

Ewidencja rozliczeń budżetu z jednostkami - nieprawidłowości

Nieprawidłowość: W ewidencji budżetu gminy konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wykazywały „skumulowane salda” dochodów i wydatków jednostek budżetowych za 2016 r., w kwotach: saldo Wn 222 – 8900,00 zł oznaczające dochody pobrane przez jednostki budżetowe oraz saldo Ma – 89 976 054,00 zł – oznaczające środki przekazane jednostkom na pokrycie ich wydatków.

Likwidacja liceum ogólnokształcącego

W gminie zlikwidowano liceum ogólnokształcące prowadzone przez powiat. Jednak ze względu na prośby mieszkańców, których dzieci miałyby dojeżdżać do najbliższego liceum ok. 50 km, władze gminy postanowiły sfinansować działalność liceum ogólnokształcącego prowadzonego przez jakikolwiek inny podmiot. W związku z tym podjęto uchwałę w sprawie finansowania zarówno powstania, jak i bieżącej działalności takiej placówki oświatowej w formie dotacji celowej. Czy takie działanie jest prawidłowe?

Nieprawidłowości w zakresie udzielania dotacji klubom sportowym

Podstawową nieprawidłowością w jednostkach samorządu terytorialnego jest udzielanie dotacji celowych klubom sportowym na podstawie ustawy o sporcie przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, mimo niepodjęcia przez organ stanowiący tej jednostki stosownej uchwały.

Nieprawidłowe udostępnianie nieruchomości na cele statutowe jednostek

Do najczęstszych naruszeń w zakresie udostępniania nieruchomości na cele statutowe dochodzi w jednostkach samorządu terytorialnego, w których stan władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne, zarówno te posiadające osobowość prawną, jak i w nią niewyposażone, nie jest uregulowany w sposób formalny. Jednostki te nie mają ustalonych tytułów prawnych do nieruchomości zajmowanych na ich siedziby czy inne miejsca prowadzenia działalności.

Zapłata po terminie a naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Pracuję w dziale księgowości w urzędzie gminy. Niestety wskutek przeoczenia musieliśmy zapłacić za kilka faktur nie tylko kwoty główne, lecz także odsetki. Były to kwoty rzędu kilkudziesięciu złotych, jedna kwota odsetek wyniosła 320 zł, w sumie nie przekroczyły 500 zł za cały rok. Czy stanowi to naruszenie dyscypliny finansów publicznych?

Nieprawidłowa ewidencja planu dochodów budżetowych

Plan dochodów budżetowych powinien być ewidencjonowany na koncie pozabilansowym 991 „Planowane dochody budżetu” w planie kont budżetu jednostki samorządu terytorialnego (pkt 2, poz. 1 załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W praktyce nieprawidłowości dotyczące prowadzenia tej ewidencji są stwierdzane rzadko i towarzyszą innym nieprawidłowościom w prowadzeniu ksiąg rachunkowych organu.

Nieprawidłowa ewidencja składek na PFRON

Nieprawidłowość: W jednostce budżetowej składki na PFRON były ewidencjonowane na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Prawa głównego księgowego

W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień w zakresie przeprowadzanych operacji wywołujących określone skutki finansowe.

Księgowanie operacji przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń) jako storn

Storno w księgowości służy do wprowadzania błędnych zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Polega ono na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisów korygujących błędne zapisy na podstawie korygującego dowodu księgowego.

Niezachowanie zasady memoriału

Zasada memoriału, określona w art. 6 ust. 1 uor, mówi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że przy ewidencji przychodów i kosztów przyjmuje się, że są one osiągane (ponoszone) w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie wykonania operacji pieniężnej (wpływu lub wypływu środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego jednostki).

Czy można ustalić trwały zarząd nieruchomością na rzecz spółki cywilnej

Do burmistrza miasta wpłynął wniosek od spółki cywilnej zawiązanej przez osoby fizyczne o oddanie jej w trwały zarząd nieruchomości obejmującej kontenerowiec (z pomieszczeniami biurowymi) i parking. Czy spółce takiej jako podmiotowi nieposiadającemu osobowości prawnej można oddać nieruchomość gminną w trwały zarząd?

INFORRB poleca: Lista czynności związanych z zamknięciem ksiąg

Aby prawidłowo zamknąć księgi rachunkowe jednostki należy wykonać wiele czynności, które mają na celu doprowadzenie do tego, aby dane na temat aktywów i pasywów wykazane w ewidencji oraz sporządzanych na jej podstawie sprawozdaniach finansowych, budżetowych i innych były rzetelne, bezbłędne i sprawdzalne.

Urząd miasta jako jednostka budżetowa

Urząd miasta należy uznać za jednostkę budżetową, chociaż – jak podkreśla RIO w Katowicach – nie jest to jednostka typowa.

Procedura zamknięcia ksiąg rachunkowych w likwidowanej szkole

Zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza doprowadzenie ich do stanu, w którym nieodwracalnie wyłączona jest możliwość dokonywania zapisów księgowych w tychże księgach (zbiorach danych tworzących księgi rachunkowe). Taką definicję podaje ustawodawca w art. 12 ust. 5 o rachunkowości.

Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej

Nieobligatoryjną częścią polityki rachunkowości w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych jest m.in. instrukcja w sprawie gospodarki kasowej. Ta część polityki rachunkowości wynika z tzw. praktyki rachunkowości i z faktu, że mimo iż konkretne przepisy nie określają wprost obowiązku opracowania takiego dokumentu, to jednak pewne rozwiązania muszą zostać uregulowane pisemnie.

Błędna kwalifikacja na konta przychodów 720,750

Nieprawidłowości w kwalifikacji zdarzeń gospodarczych na konta 720,750 występują systematycznie. Błędy te przekładają się na nieprawidłowo sporządzone sprawozdania finansowe.

Brak konta nieprawidłowością rachunkowości

W jednostkach sektora finansów publicznych przy ustalaniu planu kont powinno uwzględniać się zasady określone w rozporządzeniu o planie kont. Brak konta jest nieprawidłowością rachunkowości jednostki.

Ulepszenie licencji na użytkowanie programów komputerowych

Jednostki analizując swoje potrzeby podejmują decyzję o rozszerzeniu nabytych i zewidencjonowanych już licencji. Może to spowodować błędną rejestrację księgową nowego zakupu jako ulepszenia posiadanej już licencji.

Bieżące wydatki budżetowe

Jeżeli jednostka budżetowa rejestruje bieżące wydatki budżetowe ujęte w planie finansowym przy pomocy konta 131, to popełnia błąd. Które konto jest zatem właściwe?

Zwrot nadpłat - brak zapisu technicznego

W sytuacji zwrotu nadpłaty ewidencja księgowa jest dwuetapowa. Wynika to z faktu zachowania zasady czystości obrotów na koncie 130.

Zakup usługi transportowej przy delegacjach pracowników

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wypadkach udokumentowanych biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem ewentualnych ulg, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga taka przysługuje. Jak powinna wyglądać prawidłowa klasyfikacja zakupu usługi transportowej przy delegacjach pracowników?

Zasady periodyzacji - nieprawidłowości

W praktyce zachowania periodyzacji zdarzeń gospodarczych, w tym ich rejestracji, obserwuje się szereg nieprawidłowości. Jedną z nich jest ujmowanie w księgach rachunkowych zapisów odnośnie kosztów jednostki na podstawie wyciągów bankowych, mimo iż właściwym dowodem dowodem są faktury zewnętrzne.

Konto 141 "Środki pieniężne w drodze" - nieprawidłowości w ewidencji

Zakup waluty i obciążenie rachunku bieżącego wydatków winno się ewidencjonować poprzez konto 141 "Środki pieniężne w drodze". Należy pamiętać o tym, iż operacja gospodarcza, jaką jest zakup waluty rozbita jest na kilka etapów (zdarzeń gospodarczych) i wszystkie one winny być zewidencjonowane.

Błędne daty operacji gospodarczych w księgach rachunkowych

Nie można wprowadzać do ksiąg rachunkowych zapisów na podstawie dowodów księgowych, które nie dokumentują dokonanej operacji gospodarczej. Data zapisu w księgach rachunkowych faktury i data zapisu wyciągu bankowego to dwie rożne daty.

Paragraf 4410 Podróże służbowe krajowe - nieprawidłowości

Paragraf 4410 obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników. Niekiedy jednak wydatki związane z zakupem usług hotelowych powinny zostać objęte paragrafem 4300.

Paragraf 4420 Podróże służbowe zagraniczne - nieprawidłowości

Paragraf 4420 obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników. Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i powinno się ją stosować bardzo wąsko.

Rozrachunki z pracownikami – należności i zobowiązania przedawnione

Kontrola przeprowadzona w jednostce budżetowej zarzuciła głównej księgowej nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków z pracownikami i nierzetelność ksiąg rachunkowych w tym zakresie z powodu nieustalenia i nieodpisania przedawnionych należności i zobowiązań (m.in. z tytułu pożyczek mieszkaniowych ewidencjonowanych na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”) oraz zaleciła niezwłoczne usunięcie nieprawidłowości. Jakie czynności należy przeprowadzić w księgowości, żeby księgi rachunkowe mogły zostać uznane za rzetelne?

Karty płatnicze w jednostkach sektora finansów publicznych

Poszerzenie w ciągu ostatnich 10 lat zakresu usług bankowych dostępnych w Polsce i upowszechnienie debetowych kart płatniczych wydawanych do rachunków bankowych podmiotów gospodarczych spowodowało, że także jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych coraz częściej posługują się tą formą dokonywania płatności. Jakie zatem obowiązują zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych za pomocą kart płatniczych?

Kto powinien podpisywać rachunki?

Jesteśmy pracownikami (inspektorami) urzędu gminy i prowadzimy obsługę finansowo-księgową szkół (zostało to zawarte w zakresie naszych obowiązków). Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym? Do tej pory rachunki pod względem formalno-rachunkowym były podpisywane przez skarbnika gminy będącego jednocześnie głównym księgowym szkół, a teraz podpisywać ma osoba, która dekretuje rachunki, natomiast „zatwierdzono do wypłaty” podpisuje kierownik jednostki. Wynika z tego, że główny księgowy w ogóle nie podpisuje się na rachunkach.

Rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostką budżetową

Jak postąpić w sytuacji, gdy jednostka budżetowa zrealizowała dochody, których nie odprowadziła do 31 grudnia 2009 r. do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, lecz je wydatkowała? W związku z tym w sprawozdaniu Rb-28S sporządzanym przez jednostkę kwota wykazana w kolumnie „Wydatki wykonane” jest większa niż kwota środków przekazanych tej jednostce przez jednostkę samorządu terytorialnego. Konto 223 w budżecie wykazuje większe obroty na stronie Ma.

Planowanie dochodów i wydatków w samorządach należy poprawić

Samorządy zaczęły już prace nad przygotowaniem projektów budżetów na 2011 rok. Opracowując je, warto skorzystać z analizy regionalnych izb obrachunkowych na temat jakości ubiegłorocznych budżetów. Dzięki temu samorządy będą mogły uniknąć błędów.

Skutki nieterminowego odprowadzenia dochodów budżetu państwa

Jednostki samorządu terytorialnego – na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – od nieterminowo odprowadzonych dochodów naliczają i odprowadzają odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Jeżeli jednak jednostka nie naliczy i nie odprowadzi do budżetu państwa odsetek, to w jakiej formie można je wyegzekwować?

Burmistrz nie miał prawa zmieniać budżetu

Burmistrz, jako organ wykonawczy, nie może w zarządzeniu dokonać zmian w budżecie miasta. Uprawnienia takie ma rada.

Związki międzygminne mają problemy z zadłużeniem

Nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów i wydatkowania środków publicznych, niezgodne z przepisami gospodarowanie mieniem komunalnym czy brak wywiązywania się gmin z obowiązku terminowego dokonywania wpłat na rzecz związków - to wnioski wynikające z kontroli, której koordynatorem była Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach.