Czy e-Doręczenia są realne od 10 grudnia 2023 r.? Samorządowcy alarmują i chcą od rządu działań usprawniających

Ministerstwo Cyfryzacji wzywa samorządy do przyspieszenia z e-Doręczeniami

Resort zachęca urzędy do składania wniosków o nadanie adresu do e-Doręczeń. Nie ma konieczności, by go od razu aktywować - można to zrobić 10 grudnia, a teraz jedynie testować system. 

"Podmioty zobowiązane ustawą deklarują chęć dołączenia do systemu, jednak wciąż niewielki procent włączył się w proces wdrożenia, dlatego namawiam, aby nie odkładać tego na później i już teraz podjąć kroki w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy" – apeluje minister cyfryzacji Janusz Cieszyński.

"Zdajemy sobie sprawę, że jest to rewolucja. Przypomnę, że e-Doręczenia to nie tylko założenie skrzynki, ale też konieczność np. dostosowania wewnętrznych procedur związanych z przekazywaniem korespondencji w poszczególnych podmiotach" - dodał szef resortu.

Ministerstwo przypomina, że w celu dołączenia do systemu e-doręczeń należy:

• złożyć wniosek o założenie adresu. Wniosek należy podpisać elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie wysłane na adres e-mail administratora podany we wniosku;
• aktywować skrzynkę do e-Doręczeń

- jeśli urząd zamierza korzystać ze skrzynki online - należy wejść na: edoreczenia.gov.pl;

- jeśli zamierza korzystać z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) - należy podłączyć urzędowy system (można to zrobić przez edoreczenia.gov.pl);

• skrzynkę do e-Doręczeń można znaleźć w dwóch miejscach: pod adresem mobywatel.gov.pl (w zakładce „Twoje skrzynki) i na edoreczenia.gov.pl. 

"Przypominamy, że środowisko testowe dostępne jest od wielu miesięcy, o czym informowaliśmy już wcześniej na stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Urzędy mogą założyć testowe adresy do e-Doręczeń i sprawdzić, jak działa skrzynka albo podłączyć testową wersję systemu kancelaryjnego. To pomoże podmiotom przygotować wewnętrzne procedury, jeszcze przed właściwym wdrożeniem" - przypomina resort cyfryzacji. 

W przypadku kłopotów z działaniem usługi można zgłosić to na specjalną infolinię dotycząca e-Doręczeń, która dostępna jest pod nr. (0048) 22-250-01-45
 
"Realizujemy szkolenia, dostępne są także liczne materiały instruktażowe z obsługi skrzynki e-Doręczeń. Szkolenia były prowadzone w organach prowadzących (ministerstwach) oraz jednostkach samorządu terytorialnego. Liczymy na pomoc organów nadzorujących podległe jednostki i wsparcie w mobilizacji tych podmiotów do wdrożenia e-Doręczeń. Ministerstwo cyfryzacji dostarczyło narzędzia prawne i techniczne, aby cały proces przebiegł możliwie najsprawniej" - oświadczyło ministerstwo.

Unia Metropolii Polskich: rząd musi usprawnić swoje działania

Z komunikatem MC pojawiło się oświadczenie Unii Metropolii Polskich. Korporacja samorządowa alarmuje, że zrzeszone w niej miasta przygotowują się do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych z dniem 10 grudnia 2023 r. od kiedy to wszystkie JST zobowiązane są posiadać adres do doręczeń elektronicznych oraz odbierać i doręczać korespondencję przychodząca na ten adres, jednak jest to "ogromne wyzwanie techniczne, prawne i organizacyjne".

"Setki procedur, pracowników oraz tysiące spraw administracyjnych i podatkowych mają być realizowane w proponowanym rozwiązaniu" - podkreśla UMP.

W ocenie Unii Metropolii Polskich, prace nad wdrożeniem modelu wymagają podjęcia pilnych działań usprawniających, do których należy m.in.:

• ustabilizowanie środowiska testowego służącego do testowania adresu do doręczeń elektronicznych oraz integracji systemów wewnętrznych (dziedzinowych) miast z system doręczeń elektronicznych udostępnianego przez Centralnym Ośrodkiem Informatyki - COI. "Niestabilność obecnego środowiska nie pozwala na przygotowanie się do nowego modelu doręczeń" - stwierdza UMP.
• Szybkie i kompleksowe uzyskiwanie odpowiedzi na zgłaszane pytania przez zespół obsługujący COI oraz szybką realizację zgłoszeń;
• Dobra i płynna współpraca pomiędzy dostawcami systemów wewnętrznych dla miast a COI. "Powinna się ona odbywać w dialogu, ciągłej wymianie doświadczeń i uprzednim informowaniu o planowanych zmian na środowisku testowym" - uważa korporacja.  
• Konieczne jest przedstawienie wizji i harmonogramu integracji usług online z systemem doręczeń elektronicznych;
• Wszystkie ministerstwa oraz urzędy centralne powinny przeanalizować wpływ nowego modelu doręczeń elektronicznych na aktualne procedury administracyjne, podatkowe itp. oraz wskazać stosowne wyjaśnienia w tym zakresie.

W ocenie UMP istnieją też "obawy wobec wydajności systemu zapewniającego działanie Bazy Adresów Elektronicznych przy licznych pytaniach BAE, w szczególności przy masowej wysyłce korespondencji".

"Naszym zdaniem brak podjęcia powyższych działań niesie istotne ryzyko nieudanego wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych w dniu jego wejścia w życie" - przestrzega UMP.

Źródło: PAP, MC: zostało niewiele czasu na wdrożenie e-doręczeń; samorządowcy: to rząd musi zintensyfikować działania, Joanna Balcer