Ustalenie liczby ubezpieczonych a wypłata zasiłków w 2026 roku

• Zasady wypłaty zasiłków – kto wypłaca, ZUS czy płatnik składek?
• Kogo uwzględniać, a kogo nie przy ustalaniu liczby ubezpieczonych?
• Przykład ustalenia liczby ubezpieczonych
• Kontynuacja wypłaty zasiłków w Nowym Roku
• Rozliczanie zasiłków wypłacanych przez płatnika składek
• Przekazywanie sprawy do ZUS przy mniejszej liczbie ubezpieczonych

Zasady wypłaty zasiłków – kto wypłaca, ZUS czy płatnik składek?

Jak stanowi art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, prawo do zasiłków i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Zgodnie z art. 61 ust 2 wspomnianej ustawy, liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada roku poprzedniego. Jeżeli w tym dniu do ubezpieczenia chorobowego nie była zgłoszona żadna osoba, to liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu z pierwszego miesiąca, w którym dokonano takiego zgłoszenia.

Kogo uwzględniać, a kogo nie przy ustalaniu liczby ubezpieczonych?

Jak wskazano w komentarzu ZUS do ustawy zasiłkowej (sierpień 2023 r., str. 137, pkt 376-378), przy ustalaniu liczby ubezpieczonych, należy uwzględnić:

• pracowników (w tym również uczniów),
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę nakładczą,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące.

Nie należy z kolei w liczbie ubezpieczonych uwzględniać:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Kontynuacja wypłaty zasiłków w Nowym Roku

Należy mieć na uwadze, że nawet jeżeli od 1 stycznia płatnik składek jest obowiązany do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym, to ZUS kontynuuje wypłatę zasiłku za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, jeśli rozpoczął ją w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku zmiany rodzaju pobieranego zasiłku po 1 stycznia, wypłaty kolejnego zasiłku dokonuje już płatnik składek.

Rozliczanie zasiłków wypłacanych przez płatnika składek

Co warte podkreślenia, objęcie obowiązkiem ustalania prawa do zasiłków i ich wypłaty nie oznacza, że zatrudniający będą musieli pokrywać koszt zasiłków z własnego budżetu. Finansowanie tych świadczeń nadal będzie pochodziło z ZUS-u. Zmieni się jedynie zakres zadań, które ciążą na płatniku składek. Od początku roku następującego po 30 listopada, w którym liczba zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przekroczyła 20, zatrudniający będzie musiał obliczyć i wypłacić zasiłek razem z wynagrodzeniem uprawnionego, a następnie, przygotowując deklarację rozliczeniową ZUS za dany miesiąc, uwzględnić kwotę wypłaconych zasiłków i odjąć ją od ogólnej kwoty obciążających go składek.

Za wskazane wyżej czynności płatnik składek może pobrać od ZUS wynagrodzenie, które wynosi 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń. Kwotę wynagrodzenia płatnik składek rozlicza w deklaracji rozliczeniowej za miesiąc, w którym dokonał wypłaty świadczeń.

Polecamy: Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktyczne rozliczenia oraz Kalendarz 2026

Przekazywanie sprawy do ZUS przy mniejszej liczbie ubezpieczonych

Z kolei jeśli nastąpi sytuacja odwrotna i stan zatrudnienia ulegnie zmniejszeniu w taki sposób, że płatnik zaprzestanie wypłaty zasiłków, jego obowiązkiem będzie każdorazowe przekazanie do ZUS Zaświadczenia płatnika składek (Z-3), zawierającego m.in. dane o wypłaconych składnikach wynagrodzenia. Na tej podstawie Zakład ustali wysokość i wypłaci świadczeniobiorcy należny zasiłek.